A eficiência no mundo do Setor Público

Eficiência, segundo o Dicionário Michaelis, é um substantivo feminino que significa: Capacidade de produzir um efeito; efetividade, força; ou Capacidade de realizar bem um trabalho ou desempenhar adequadamente uma função; aptidão, capacidade, competência. A eficiência é onipresente em nossas vidas. Faz parte do mundo corporativo, acadêmico e de outras tarefas importantes.

Neste artigo, abordamos Eficiência no setor público no Brasil. A eficiência passou a ser um princípio constitucional com a Emenda Constitucional nº19, de 1998. A partir daí, o Artigo 37 passou-se a ler “A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência…”

Uma rápida busca nas declarações de visão, missão e valores de alguns órgãos públicos já ilustram o quão proeminente a eficiência se tornou. A visão do Ministério Público de São Paulo, por exemplo, é “Aproximar-se do cidadão por meio de trabalho eficiente e resolutivo”. A eficiência está nominalmente presente nas declarações de visão, missão e valores de TJSP, PGE-ES, DER-MG e praticamente todos os nossos clientes.

Ser eficiente no Setor Público pode significar muitas coisas. E isso vai depender da instituição, do segmento em que atua e para que tipo de público ela presta serviços.

Eficiência para aumentar

• Produtividade: a quantidade de coisas produzidas por unidade/pessoa
  
  
• Celeridade: ser mais rápido e ágil para concluir coisas
  
  
• Transparência: dar mais visibilidade, aumentar o alcance
  
  
• Acessibilidade de usuários externos: mais consultas, acessos, serviços, maior disponibilidade
  
  
• Volumes que ilustrem abrangência: casos, valores, atendimentos

Eficiência para diminuir

• Duração: trâmites e atendimentos em menos tempo
  
  
• Gastos: economia financeira ao gastar menos fazendo o mesmo ou mais
  
  
• Retrabalho e desperdício: fazer do jeito certo na primeira tentativa
  
  
• Trabalho manual e repetitivo: com a automação de processos

Aqui na Softplan temos o desafio não só de conceituar, mas de compreender, medir, analisar, explicar, induzir e perseguir a eficiência em nossos clientes. Um dos valores que mais gosto da empresa é o “Inovação para transformar”. Ele é definido como “Ao tornarmos setores fundamentais mais eficientes, impactamos positivamente a realidade de milhões de pessoas”.

As soluções da Softplan atuam em atividades e tarefas finalísticas dos órgãos. O software por si só não traz mais eficiência ao órgão, obviamente. No entanto, se bem configurado, usado por servidores capacitados tecnicamente, bem dimensionados para a realização das tarefas, com boa estrutura, e processos e procedimentos que potencializam os ganhos do processo digital, ele pode, sim, ser determinante para a melhoria da eficiência. E como todas as atividades são realizadas dentro do sistema, ele provê dados, relatórios e insights que permitem aprofundar as análises, encontrar causas raízes, replicar boas práticas.

Em 2023, passamos por um processo de construção de nossa matriz de materialidade (dentro do programa de ESG da empresa), que envolveu bastante engajamento e interações com clientes de todas as soluções da empresa. Nesse processo, definimos indicadores e formas de mensuração para todos os impactos mais relevantes nos clientes.

Isso nos levou a buscar, para cada solução, um reduzido grupo de indicadores que expliquem (ou que mais contribuam para a explicação ou que sejam drivers para eficiência). Lembrando que aqui estamos falando especificamente sobre Eficiência, dentro do mapeamento dos impactos que realizamos, as questões relacionadas a acesso de usuários externos, ganhos ambientais e fomento à transformação digital são apurados com rigor e metodologia.

Alguns exemplos: 

• SAJ Tribunais: índice de atendimento à demanda (IAD); Metas 1 e 2 do CNJ; Redução do estoque de pendentes; Duração média dos processos
• SAJ Ministérios Públicos: produtividade média dos membros; Tempo médio para resposta de intimações dos Tribunais; Duração média de procedimentos extrajudiciais; Índice de atendimento à demanda de processos judiciais
• Infraestrutura e Obras: tempos médios dos serviços disponibilizados. Exemplos de Dias para: Aprovação de medição de contratos, Julgamento de recursos de multas, autuar infrações de trânsito, liberar AETs, imprimir boletins de acidente de trânsito

O processo de perseguição da eficiência exige que exista a fase da apuração. E ela precisa ser contínua, consistente e metodologicamente rigorosa. Portanto, por hora, estamos satisfeitos com nossos indicadores.

Para todas as soluções, criamos um indicador que agrupa todos os dados relevantes e os compara com o mesmo indicador agrupado do ano anterior. Ele mede o Percentual de melhoria ano a ano. Para o gestor ou direção geral do órgão, é importante ter um número para fazer a comparação entre os anos, caso seja preciso.

Como saber se uma instituição melhorou a eficiência?

Respostas, ou, mais perguntas:

• Ela melhorou os indicadores de eficiência de um ano para o outro?
  A eficiência precisa de um baseline.
  
  
• Ela possui melhores resultados que a média das outras instituições?
  A eficiência é relativa.
  
  
• A distância dela para as outras instituições do mesmo segmento e porte aumentou?
  A eficiência precisa de comparabilidade.
  
  

Se os 3 pontos da pergunta principal, feita anteriormente, forem atendidos dá para descobrir que o órgão melhorou a eficiência?

Resposta: não. O processo não é tão simples assim, o mínimo que precisamos para chegar a uma conclusão é:

• Ter um contexto
  
  
• Temos que fazer detalhamentos
  
  
• Encontrar causa raiz
  
  
• Isolar outlyers, casos fora da curva exceções
  
  
• Considerarmos as externalidades

O processo de perseguição de uma maior eficiência no setor público exige, antes de qualquer coisa, que ela seja mensurada de forma adequada. Para isso, é necessário ter dados, ferramentas e profissionais com conhecimento técnico e de negócio. E para que a melhoria aconteça, de forma fluida e orgânica, é preciso que a instituição desenvolva processos e estruturas internas especificamente para esse fim. E sendo uma organização pública, que existe para servir a sociedade, que ela busque e esteja aberta ao diálogo para que atraia outros profissionais e organizações que possam contribuir nesse processo.

A eficiência é um dos temas materiais de impacto que mapeamos como sendo relevante para os clientes. Dentro de nosso programa de ESG, por meio de diversas interações com esses clientes, mapeamos, definimos e medimos indicadores para cada tema material. Na seção de ESG em nosso site, disponibilizamos um painel onde é possível consultar esses indicadores para todos os temas de impacto, incluindo eficiência.