Entrevista evidencia o antes e depois da adoção do Obras.gov no MP-GO

Desde 2021, o Ministério Público do Estado de Goiás (MP-GO) utiliza uma tecnologia especializada no acompanhamento de obras públicas e na elaboração de orçamentos para execução de seus projetos. A ferramenta provocou uma Transformação Digital no setor de engenharia do MP-GO, equipe responsável pela entrega da infraestrutura necessária ao atendimento do cidadão e às condições de trabalho dos servidores.

A tecnologia contratada pelo Ministério Público via licitação é o Obras.gov, software desenvolvido pela Softplan. O objetivo da adesão tecnológica era resolver uma demanda antiga de padronização de orçamentos, gerenciamento dos contratos e acompanhamento e fiscalização das medições no local das obras.

Com a digitalização dos processos relacionados à orçamentação e gestão de contratos, o MP-GO passou a centralizar os documentos e demais informações em uma pasta digital e com acesso remoto dentro do sistema. As funcionalidades da solução também otimizaram as atividades no canteiro de obras, informatizando o registro e fiscalização do preenchimento do Diário de Obras. O sistema de gestão de contratos também apoiou na criação de um padrão nos relatórios de medições, trazendo mais segurança aos dados gerados e à prestação de contas.

A jornada de Transformação Digital para que o MP-GO chegasse até esses benefícios foi acompanhada por Ana Carolina Carneiro Pedro, que, há oito anos, é chefe do Departamento de Obras da Superintendência de Engenharia do Ministério Público de Goiás. O cenário do acompanhamento de obras públicas antes e depois da adoção do Obras.gov é tema da entrevista abaixo, na qual Ana Carolina conversa com Rafael Scala, especialista em soluções para gestão da infraestrutura rodoviária e de contratos de obras na Unidade do Setor Público na Softplan. 

O que levou o Ministério Público de Goiás a buscar um sistema para digitalização da orçamentação e do acompanhamento de obras públicas?

A digitalização de processos é uma política do MP-GO e isso já é uma realidade para a instituição. Nós temos uma área de TI muito atuante, muito forte. […] Os processos administrativos já correm digitalmente, mas, antes do sistema, a parte de gestão do dia a dia do fiscal de contrato, fiscal técnico de obra, ainda era muito rudimentar. Fazíamos preenchimento de planilhas eletrônicas de forma muito manual, ficando sujeito a muitos erros e retrabalhos.

Começamos a pesquisar alguns sistemas, mas a maioria era direcionada às obras do ponto de vista privado. Essas soluções tinham vários sistemas acessórios que não nos atendiam e, além disso, não atendiam as coisas que são próprias da gestão pública. […]

Hoje, a parte de gestão de obras está em um bom caminho, digitalizada, com os processos padronizados, com menor tempo de atuação do profissional nessa parte, o que permite que ele dê atenção para outras áreas como a área técnica, de fiscalização da ordem.

Qual era o cenário da elaboração de orçamentos das obras do MP-GO antes da adoção do Obras.gov?

Nós fazíamos o orçamento em uma planilha em Excel. Dependo da obra, essa planilha chegava a 2 mil linhas. Todas com cálculos do Excel, pegando célula a célula. A probabilidade de erros acontecerem nesse tipo de operação é altíssima. E aconteciam. Muitas vezes, a licitação estava andando e percebíamos “tem um erro aqui. Ah o valor está errado, porque pegamos da célula errada”. Era preciso, então, voltar todo o processo. Isso era desgastante não só para a gente como profissional, mas para o órgão, que quer a obra licitada e o contrato andando.

E em relação às fiscalizações e medições, quais eram os desafios no acompanhamento de obras?

Vencida a etapa do orçamento, tendo a empreiteira vencedora da licitação, começávamos a fiscalização. E a fiscalização do mesmo jeito ou até um pouco pior, porque eu tinha a planilha da contratada. Não era mais a planilha referência do orçamento que tínhamos. Então, a equipe tinha que montar a planilha da medição a partir da planilha da contratada em Excel. O fiscal era responsável por colocar as fórmulas nas células, o acumulado etc porque era preciso pegar uma planilha de uma empresa terceira, que não era a nossa.

Novamente, as chances de erros eram estratosféricas. Claro, a medição demorava mais, porque a gente tinha que conferir se estava certo, fazer a planilha e nós ficávamos semanas trabalhando nisso para ter uma planilha com o mínimo de confiabilidade. As planilhas não eram padronizadas. Eram pessoas fazendo planilhas manualmente. Por mais que a gente se esforçasse em deixar tudo esclarecida, era impossível manter um padrão.

O que mudou na questão do uso de planilhas em medições após a adoção do Obras.gov?

Hoje eu tenho as planilhas e relatórios padronizados. Isso facilita porque, quando você se acostuma com a cara de um documento, sabe onde encontrar as informações. E para a instituição inteira: o pessoal que faz o pagamento, o pessoal do controle interno já se acostuma com a planilha e sabe onde é que estão os dados, não fica mudando conforme o fiscal.

Com isso, temos a mitigação de erros. A gente consegue colocar na máscara, subir a planilha de medição e o programa se encarrega das contas. Nunca mais tivemos um problema de medição, de medir um pouco mais porque estava pegando a fórmula errada. E tudo isso leva a uma economia de tempo, porque dedicamos menos horas nessas conferências e no retrabalho que acontecia quando era preciso refazer uma medição.

Como o Ministério Público, de maneira geral, enxerga agora a segurança da informação e confiabilidade dos dados ao fazer o acompanhamento das obras públicas?

Imagina que você trabalha com planilha em Excel. Mesmo que apenas a área de engenharia tenha acesso a pasta com as planilhas, pode acontecer, por exemplo, de você apagar uma linha, uma coluna, salvar como e apagar o arquivo anterior. Então, desse ponto, a insegurança era enorme. Não o acesso de terceiros propriamente, mas a equipe mesmo fazer alguma alteração que exigisse começar do zero.

Hoje, as pastas que eu tenho na rede do MP-GO, porque eu tenho que migrar as nossas medições para esta pasta para que todos da engenharia tenham acesso, advém do Obras.gov. E eu não apago uma medição do Obras.gov como eu apagaria no Excel. Então, eu tenho certeza de que as informações que eu forneço para controle interno e controle externo são fidedignas. Elas não sofreram a interferência de ninguém além de quem mediu.

O Obras.gov auxiliou no relacionamento com as empreiteiras? Teve alguma melhoria em relação ao Diário de Obras?

Eu acho que quando você fornece as medições sempre com a mesma estética, por exemplo, que dá para ver que elas vêm de um sistema, diminui o número de reclamações. Não tem mais erros. As empreiteiras não recebem uma planilha que claramente veio do Excel, sentindo a necessidade de conferir item por item para ver se não tem algum problema na medição. Então, a confiabilidade não é só para a nossa atuação, mas também aumentou a nossa confiabilidade com a contratada.

E em relação ao diário de obras, sinceramente, aqui no estado as empreitas não estão muito acostumadas. Nossas obras são de médio porte. As empresas que vêm para cá também são pequenas, médias. Inicialmente, elas têm uma resistência com o Diário de Obras, mas logo pegam o jeito e veem que é muito mais prático.

Mas o ganho maior é sempre pra gente, porque agora eu consigo ver quando ela não está preenchendo o Diário de Obras. É automático. O nosso nível de cobrança aumentou, o que força as empresas a andarem do jeito que deveria ser, fazendo o Diário de Obras, realmente, como diário.

O sistema realmente faz o Diário de Obras ser um controle diário, não é?

Sim. E o diário de obras em si é um documento primário quando tem alguma contenda entre contratada e contratante. Tem um problema? Então, vamos ver o que está registrado no diário de obras. Antes, a empresa, por estar no calor da execução, não dava muita atenção ou preenchia com dados fictícios. “Ah, vou sentar aqui no final do mês e fazer o diário de obras”.

E sempre que tinha prazo de preenchimento, a gente tinha que avisar. Seria como uma figura de notificação: “olha você não está seguindo o contrato quanto ao preenchimento do Diário de Obras”. Esse número de notificações caiu. Hoje é muito raro, porque eu consigo ver e já avisar: “preencha o Diário, porque, se não, isso aqui vai configurar um descumprimento contratual”.

Como ficou a visualização dos relatórios gerenciais e acompanhamento das obras por meio do Mapa Interativo de Obras?

Essa parte a gente usa mais para quando queremos informar a alta administração, porque são dados combinados, mais diretos e de fácil visualização. O mapa que mostra onde estão as obras, por exemplo, fez sucesso aqui com a administração. O visual enche os olhos de um procurador, de um subprocurador. Ele clica no ícone e já tem acesso ao andamento das obras, quanto por cento já foi medido etc.

Em uma reunião, você leva o mapa, mostra e já tem as informações. A gente sofre muito com atraso de obra, principalmente depois da pandemia. A construção civil de uma maneira geral está passando por um momento estranho, para dizer o mínimo. E os relatórios têm mostrado essas dificuldades. Eles ajudam, de alguma maneira, na hora de visualizar que a obra está atrasada, ele já vem com o tempo e motivo de atraso. Alguns dos relatórios, inclusive, embasam as notificações por atraso.

Como vocês estão vendo a questão da transparência na execução dos contratos de obras públicas?

O cerne genuíno do Ministério Público é esse: prezar pela coletividade. E o interesse coletivo, hoje, não tem como se dissociar da transparência. Transparência na atuação do Ministério Público, transparência na gestão dos contratos não só de obras, mas de todos os contratos. Hoje, eu alimento o Portal da Transparência e outro portal aqui do Tribunal de Contas do Estado de Goiás com as informações que o Obras.gov me dá.

Por tudo que eu mencionei de padronização, de confiabilidade, eu tenho mais assertividade nos dados em que eu presto contas. Tornou mais rápido o preenchimento das minhas planilhas, considerando que eu alimento pelo menos três sistemas diferentes de controle. […]

Tudo desemboca na transparência, na informação que eu presto para o cidadão, porque esse, no final das contas, é o nosso motivo de ser. Eu tenho que fazer uma boa obra, eu tenho que fazer a casa do cidadão da melhor maneira possível e eu tenho que mostrar para a sociedade que os gastos foram bem aplicados, que o custo-benefício está valendo a pena.