Barueri é um município da grande São Paulo que vem sendo reconhecido há alguns anos por ações da Prefeitura voltadas à tecnologia e inovação em uma cidade inteligente. Ações essas que a colocaram na 13ª posição do ranking geral do Connected Smart Cities 2020, que avaliou todas as cidades brasileiras com mais de 50 mil habitantes. O ranking destaca os municípios com maior potencial de crescimento no Brasil, através de 70 indicadores que retratam questões como inteligência, conexão e sustentabilidade.
Os indicadores estão divididos em 11 eixos temáticos. No eixo da governança, Barueri obteve o 15º lugar, mostrando um crescimento considerável em relação à edição de 2019, na qual ocupou a 64ª posição. A melhora nesta área está ligada aos contínuos investimentos realizados pela Prefeitura da cidade em ações como o programa Barueri Sem Papel. Além de trazer bons resultados na avaliação dos serviços públicos em ações externas como o ranking, o programa também tem melhorado a relação da Prefeitura com o cidadão e seus servidores.
O Programa Barueri Sem Papel
Na sua concepção, o Barueri Sem Papel é um amplo projeto que abrange um leque de outros subprojetos que buscam trazer para a tramitação de processos administrativos esse alinhamento às evoluções tecnológicas observadas nos últimos anos. Uma ramificação do projeto conta com a implementação de uma solução de software de Gestão Eletrônica de Documentos, protocolo e automação de processos que elimina a produção de papel na Prefeitura e substitui a tramitação física de documentos pela digital.
Essa solução permite digitalizar processos, automatizar rotinas de trabalho, reduzir o tempo gasto com tramitações físicas e economizar recursos. Além disso, ela é aliada do trabalho remoto, que se mostrou fundamental na pandemia, pois possibilita que a Prefeitura tenha assinatura digital e acesso remoto e 24 horas aos processos. O acesso online tem alcance previsto para o público externo, que poderá, em um segundo momento, usar a ferramenta através de um portal de serviços.
Assim, a Prefeitura fica ainda mais focada na produtividade, economia e transparência. Esses benefícios começaram a ser observados em 2021, quando ela deu um passo importante dentro do programa Barueri Sem Papel e implementou o Solar BPM, solução de software adotada para automação dos processos administrativos.
Entretanto, para chegar até aqui, o projeto passou por etapas que deram solidez à transformação digital. “O Barueri Sem Papel não se resume ao software. Ele é um conceito. É um projeto que abrange uma série de ações iniciadas em 2017.” comenta João Azevedo*, Diretor de Sistemas no Centro de Inovação e Tecnologia (CIT). Segundo Azevedo, essas ações, em síntese, abrangiam o tratamento ao legado documental através da digitalização dos documentos físicos pré-existentes e o desafio de estancar a produção de papel.
A tecnologia por trás da tramitação digital e automação de processos na Prefeitura de Barueri
O desafio citado por João era composto, principalmente, pela necessidade de encontrar uma solução tecnológica que se conectasse com toda a concepção idealizada para o projeto. Para isso, a Prefeitura de Barueri trabalhou por cerca de um ano na elaboração de um memorial descritivo. A gestão esperava, assim, filtrar empresas que tivessem expertise para suportar todas as expectativas do projeto. O processo de licitação iniciou e foi concluído entre 2018 e 2019.
“Chegamos a uma empresa que já tem conhecimento expressivo na questão de gestão de documentos, que está no governo do estado e sustenta toda a operação eletrônica do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. Esse conjunto da obra – equipes da Prefeitura engajadas junto da expertise da empresa – permitiu que a gente fizesse uma entrada muito bem estruturada” comenta João Azevedo*, Diretor de Sistemas no CIT
Conheça mais sobre o case TJSP
A Softplan Setor Público foi a empresa vencedora da licitação e, a partir de então, acompanhou a transição da tramitação física para a tramitação digital no Solar BPM, sua ferramenta de automação de processos e que seria implementada na Prefeitura de Barueri. Entendendo que o programa Barueri Sem Papel era muito mais que a adoção da tecnologia, a Softplan segue junto da Prefeitura em todo o processo de transformação digital.
Projeto avança durante a pandemia e inicia uso da ferramenta em 2021
A empresa adaptou o plano de trabalho o cenário da pandemia, que forçou a paralização temporária do avanço do programa Barueri Sem Papel até outubro de 2020. As oficinas de capacitação e a etapa de operação assistida, por exemplo, foram híbridas: parte presencial e parte online.
“Aprovamos um plano de trabalho, que inicia com oficinas com o propósito de mostrar o cronograma de trabalho. Só então, começam os encontros com mão na massa, através de reuniões para diagnósticos, oficinas de capacitação e operação assistida”. Explica Alexandre Pereira, executivo de novos negócios da Softplan.
Em paralelo, a empresa destinou softplayers a fim de entender os processos da Prefeitura. Isso ocorreu dentro de oficinas de design thinking realizadas com os servidores. A etapa é importante para que os processos sejam automatizados e já entrem otimizados no sistema. Assim, eliminam-se burocracias da tramitação física que não precisam existir dentro do fluxo digital.
Tecnologia desafia gestão pública a mudar cultura de trabalho
Se preparar o fluxo de processos para que ele saia do papel e nasça eletrônico é importante, capacitar os servidores para interagir com a ferramenta e poderem dar andamento aos documentos nesse fluxo digital é fundamental. A familiaridade e aceitação da solução é, portanto, essencial para mudanças como a que ocorreu dentro da Prefeitura de Barueri. Isso porque a construção de um governo digital precisa também de uma reformulação na cultura de trabalho do órgão.
No processo de adoção do Solar BPM na Prefeitura de Barueri, as oficinas de sensibilização e de capacitação cumpriram com essa exigência. “A gente procurou fazer um processo que tivesse aderência ao servidor público, falando sem impor. O ator principal dessa mudança toda é o povo, mas o protagonista para melhorar o serviço é o servidor público”. fala Jonatas Randal, administrador geral do CIT, sobre o processo de mudança na cultura de trabalho dentro da Prefeitura.
Estratégia de implementação e digitalização dos arquivos históricos
Com a conclusão dos treinamentos e da operação assistida, a Prefeitura de Barueri iniciou, em abril, a implementação e o uso da ferramenta de fato. Para a estratégia, adotou-se um processo paralelo. Enquanto já acontecia a digitalização do arquivo físico existente, os novos processos administrativos iam sendo criados dentro da ferramenta de automação Solar BPM.
A digitalização iniciou com os prontuários médicos da área da saúde. Esse foi um pedido do prefeito da cidade. Após uma visita a uma Unidade Básica de Saúde, cuja boa parte do ambiente era ocupada por documentos, ele compartilhou com a equipe a preocupação com o espaço físico exigido para o armazenamento de arquivos físicos. “Você trata o legado documental através da digitalização, enquanto tem uma solução tecnológica que estanca a produção de papel e faz os processos novos nascerem digitais.” comenta João Azevedo sobre a estratégia de implementação usada no programa Barueri Sem Papel.
Os resultados iniciais do programa Barueri Sem Papel
A assertividade observada pela Prefeitura de Barueri, desde a elaboração do processo de licitação até a estratégia de implementação da solução, levou a resultados vistos logo nas semanas iniciais de uso da ferramenta. Nos primeiros 37 dias da virada de chave do físico para o digital, o programa trouxe em suma os números:
- 14 mil processos eletrônicos
- 37.4 mil documentos digitais
- 19 mil assinaturas digitais
A produção desses arquivos e dados digitais levou à economia de 830 quilos de papel e 68 toners nestes 37 dias. Consequentemente, ao deixar de usar essa quantidade de papel e otimizar as atividades relacionadas aos processos, a Prefeitura não precisa usar tantos recursos naturais. E pode dedicar mais horas às atividades-fim. Dessa forma, nesse mesmo período, ela poupou:
- 2 mil litros de água
- 18 árvores
- 5 mil horas de trabalho
Nesse sentido, as ações de capacitação e sensibilização promovidas pela Softplan junto da Prefeitura também mostraram resultados ao acelerarem a aceitação da tecnologia. “Fiquei impressionada com a rapidez da adesão das secretarias. Esperava que fosse positiva, mas não tão rápida. O próprio prefeito já aderiu. Antes, o secretário de finanças ia todo dia com aqueles pacotes de processo para ele assinar. Era até deprimente de ver a quantidade de papel. Hoje em dia não. Ele vai com o tablet e o prefeito já vai assinando tudo digitalmente.” comenta Cilene Bittencourt, secretaria de Administração.
Automação de processos também é aliada do desenvolvimento sustentável na gestão pública
Com o Programa Barueri Sem Papel, a Prefeitura cumpre o desafio de eliminar o papel e entregar uma prefeitura digital aos cidadãos e servidores, mas também ajuda a cidade a ter uma gestão alinhada aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU, Agenda 2030. O programa é apenas uma das ações colocadas em prática pela administração, que promulgou a Lei 2.603/2018 a fim de criar um programa responsável por pensar ações para cumprimento da Agenda.
No âmbito do programa Barueri Sem Papel, a Prefeitura se alinha a cinco dos 17 objetivos da ONU. São eles:
- Indústria, inovação e infraestrutura;
- Cidades e comunidades sustentáveis;
- Consumo e produção responsáveis;
- Paz, justiça e instituições eficazes;
- Parcerias e meios de implementação.
Barueri sem Papel destaca agilidade e continuidade dentro da gestão pública
O programa Barueri sem Papel também já mostra suas vantagens para a rotina do servidor público. A automação de processos trazida pelo Solar BPM encurta fluxos e diminui o tempo gasto em uma tarefa. Na Secretaria de Educação, por exemplo, a tramitação de requerimento para justificativa de falta de um professor levava até dez dias. Com o sistema, esse tempo passará a ser de 15 minutos.
A eficiência nos serviços também beneficia diretamente o cidadão, que passa a ter maior controle dos processos abertos por ele. Essa é uma das premissas do Solar BPM e da transformação digital na gestão pública. Com ele, é possível dar mais transparência à informação, de modo que a população acompanhe toda a tramitação e saiba, de fato, onde seu documento está.
“Eu sou entusiasta do programa Barueri Sem Papel por causa dessa transparência no fluxo. Por mais que entre um governo ou saia outro, nós teremos uma sequência em benefício daquela ponta final do processo, que é o cidadão. Então, hoje, não dá para falar ‘não está comigo a documentação’ ou que ‘ela se perdeu’. É só abrir o sistema para saber a última movimentação.” conclui Cilene Bittencourt.
A história de sucesso das semanas iniciais de uso do Solar BPM na Prefeitura foi tema do programa Barueri Sustentável. As falas sinalizadas (*) neste artigo foram retiradas deste conteúdo. Nele e em nosso blog, você fica por dentro desse e de outros governos digitais apoiados pela Softplan.
Direito Autoral da Imagem: Vista Geral Barueri – 18Jan2019 – Allisson Roberto-Secom
