A iniciativa “Barueri Sem Papel” é promovida pelo Centro de Inovação e Tecnologia (CIT) da Prefeitura Municipal de Barueri visando a digitalização dos serviços públicos. Através da utilização do software de gestão de processos Solar BPM, desenvolvido pela Softplan Setor Público, a prefeitura busca aprimorar os trâmites burocráticos, eliminar o uso de papel e aumentar a eficiência de suas operações.
O projeto teve início em 2017 e buscou estar sempre atualizado com as inovações tecnológicas presentes no mercado. Assim, em 2020, deu-se início à implantação da solução Solar BPM, software que se alinha aos objetivos do projeto, atendendo às necessidades de Gestão Eletrônica de Documentos e automatizando processos para eliminar o uso do papel.
Barueri Sem Papel automatiza processos com Solar BPM
Graças à implementação da solução, a Prefeitura de Barueri conseguiu reduzir significativamente o tempo dedicado a tarefas por meio da automação de processos. Essa fase do projeto envolveu o mapeamento e redesenho dos fluxos físicos antes de serem registrados no software, contando com o apoio da equipe da Softplan Setor Público.
Na Secretaria Municipal de Educação de Barueri, por exemplo, a tramitação física de requerimento para justificativa de falta de um professor levava até dez dias. Com o sistema, esse tempo passou a ser de cerca de 15 minutos.
Oficinas de capacitação apoiam engajamento de servidores públicos
Um dos principais desafios enfrentados no projeto Barueri Sem Papel foram as significativas mudanças na cultura de trabalho dos servidores. A alteração nas rotinas, que antes envolviam o cadastro manual de processos, revisão de informações em papéis e o armazenamento desses documentos, poderia gerar certa resistência.
Contudo, com o suporte da equipe de capacitação da Softplan Setor Público e por meio de ações de comunicação interna, a Prefeitura promoveu uma série de oficinas de capacitação e sensibilização para os servidores. O objetivo era fornecer instruções sobre o uso do sistema e, ao mesmo tempo, divulgar a importância do projeto, buscando, assim, superar possíveis resistências e garantir a adesão e engajamento de todos.
“Todos os processos de pagamento da Prefeitura passam pela Secretaria de Finanças. Nota fiscal, empenho, comprovante de pagamento, contrato. Cada despesa feita pela Prefeitura passa por aqui. Então todo mundo tinha um “processinho”, um processo físico que tínhamos que fazer o trâmite. Passava na mesa de um, na mesa de outro. Quando veio o processo digital, tivemos essa transformação, e agora conseguimos estruturar o trâmite sem aquele volume de papel de antes”, conta o secretário de Finanças de Barueri, Gustavo César.
Além da capacitação, destaca-se também o atendimento e suporte aos usuários da prefeitura de Barueri. Uma equipe da Softplan Setor Público fica dedicada ao projeto, buscando, assim, atender chamados relativos à evolução tecnológica, incidentes de produção, configuração de parâmetros, esclarecimento de dúvidas, além de avaliar e propor novos fluxos de trabalho.
Economia para os cofres públicos e serviços online para o cidadão
Nos primeiros dois anos de projeto, Barueri obteve os seguintes resultados:
Além de otimizar a rotina dos funcionários públicos e trazer resultados operacionais, o projeto atende a um dos principais objetivos do programa Barueri Sem Papel: melhorar a eficiência no atendimento à população. Serviços como a emissão do cartão do idoso passaram a ser disponibilizados de forma totalmente digital por meio do portal de atendimento online da prefeitura.
Celebração do biênio do projeto Barueri Sem Papel
Para celebrar os dois anos da digitalização dos processos no escopo do Barueri Sem Papel, a Softplan Setor Público e o CIT organizaram o evento “Moderniza Aí – A digitalização de processos e a automação com o Solar BPM” na Praça das Artes. Realizado em 17 de março de 2023, o evento apresentou uma série de palestras e premiações para consolidar o sucesso do programa.
Durante o evento, foram concedidas homenagens aos participantes que se destacaram no projeto, reconhecendo secretarias na categoria “Atendimento ao cidadão por meio do portal de serviços” e premiando servidores e vereadores pelo “Engajamento no uso do sistema Solar BPM”.
“É sempre um grande desafio, para qualquer administração pública, fazer essa mudança de cultura. Nesses dois anos nós tivemos o auxílio da Softplan, a adesão dos funcionários, agilidade nos processos públicos, transparência. Tudo isso trouxe uma agilidade de acordo com o que o prefeito esperava de uma máquina pública”, disse Jonatas Randal, administrador do CIT.
O público também teve a oportunidade de assistir à palestra “Transformação digital na América Latina: O Brasil como difusor de boas práticas”, ministrada por Rodrigo Santos, ex-Diretor Executivo da Unidade de Setor Público da Softplan. Após a palestra, Santos entregou exemplares do livro “A trajetória de uma cidade inteligente e sustentável”, que narra a história do Barueri Sem Papel.
“Nós estamos muito orgulhosos de ter participado desse projeto junto do governo de Barueri, e realmente felizes de ver o nível de engajamento tanto dos servidores como da alta administração do município. Esperamos estar presentes e junto deles por toda a jornada de transformação digital do município, que acabou apenas de começar”, disse Rodrigo Santos.
Solar BPM: a solução para processos digitais e administrativos
Com o auxílio do Solar BPM, a prefeitura de Barueri obteve resultados significativos na eliminação do uso de papel. A automação dos processos proporcionou maior eficiência e agilidade, reduzindo o tempo dedicado a tarefas burocráticas e possibilitando uma gestão mais sustentável.
A fim de melhor atender a população, a prefeitura de Barueri em parceria com a Softplan Setor Público desenvolveu uma Central de Suporte online para auxiliar os usuários externos no uso do portal. Nessa central, é possível encontrar indicadores do projeto, guias para o primeiro acesso ao Solar BPM e outros materiais de apoio.
Através dessa conquista, Barueri Sem Papel se destaca como uma prefeitura moderna e alinhada com tecnologias de ponta. O programa é um exemplo notável de como uma prefeitura pode se transformar em uma entidade mais digital. Essa iniciativa impulsiona o desenvolvimento socioeconômico da cidade, ao mesmo tempo em que proporciona maior comodidade e agilidade aos cidadãos que buscam serviços e informações junto ao poder público.
Quer conhecer o Solar BPM? Agende uma demonstração com o especialista da Softplan Setor Público.
É Bacharel em Jornalismo pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), possui experiência internacional na Universidad Nacional del Sur (Argentina). Taynara está na Softplan há mais de três anos, atualmente é redatora na Unidade Setor Público.
