Começar a usar um software que automatiza a gestão de processos judiciais nesses espaços não prejudica o trabalho da advocacia pública no período de configuração, nem nos primeiros dias de utilização. Na verdade, os benefícios de um sistema de controle processual podem ser percebidos quase que imediatamente.
Procuradores e procuradoras cientes da necessidade de utilizar um sistema de controle de processos judiciais em Procuradorias municipais ou estaduais por vezes temem que a produtividade seja ameaçada durante a instalação da tecnologia. Contudo a Implantação leva em média 60 dias e não prejudica a produtividade da instituição nesse período.
Pré-requisitos para o funcionamento do sistema
Depois de identificar o gerenciador de processos judiciais ideal para o contexto em que atuam, os procuradores devem mapear, junto à empresa fornecedora da tecnologia, os pré-requisitos necessários para que o sistema funcione plenamente. Os softwares mais modernos têm funcionamento na nuvem e, portanto, não exigem muito das Procuradorias.
Nesses casos, a infraestrutura necessária para o sistema de controle processual fica a cargo da empresa que fornece a tecnologia. A Procuradoria não precisa gastar com data center, link forte de internet, licença de software, banco de dados ou sistemas operacionais. A situação é o oposto caso o software não seja SaaS (Software as a Service).
Veja o que é preciso dispor em sua Procuradoria para usar um sistema de controle processual na nuvem:
- Link dedicado de internet de pelo menos 2Mbps;
- Computador com porte médio de desempenho e capacidade mínima de memória RAM e de disco (normalmente não é preciso fazer investimentos, sendo própria a máquina previamente utilizada);
- Certificados digitais (que, geralmente, os procuradores já possuem, porque precisam acessar os portais de outras instituições e comprovar capacidade postulatória naqueles processos em que o município ou Estado são partes);
- Convênio com o Tribunal de Justiça do Estado competente (para formalizar que, a partir do sistema de controle processual, as informações entre as duas instituições vão passar a acontecer por meio do software, sem publicação ou intimação pessoal).
Implantação do sistema de controle de processos judiciais
Com a garantia dos pré-requisitos listados acima, é possível dar início à implantação do sistema em uma Procuradoria. É válido destacar que a instalação ocorre em paralelo às atividades dos procuradores, que continuam trabalhando conforme estavam antes. Se todas as partes contribuírem ativamente, o software é configurado em um período médio de 60 dias.
O primeiro passo consiste no planejamento do projeto de implantação do sistema de controle processual. O planejamento é feito por uma equipe com integrantes tanto da empresa fornecedora de tecnologia, quanto da própria Procuradoria. Nesse documento, estarão descritas, por exemplo, as fases de implantação e a formação do grupo gestor, que vai monitorar e ditar o andamento do projeto.
Outra etapa bastante importante é o levantamento de dados. A ideia é entender o funcionamento atual da Procuradoria para, na sequência, definir os perfis de usuário do sistema. É comum que o procurador-geral, por exemplo, tenha acesso amplo e irrestrito à tecnologia, enquanto o assessor de distribuição possua menor autorização de tarefas.
Depois, é dado início à configuração e homologação do sistema de controle processual, também descritas no planejamento do projeto. Na sequência, acontece a capacitação de todos os profissionais que irão utilizar a tecnologia. Posteriormente há o acompanhamento assistido, quando um especialista da empresa fornecedora de tecnologia vai até a Procuradoria para treinar os usuários por aproximadamente dois dias.
Por fim, um analista continua acompanhando a utilização do software in loco para auxiliar nas primeiras movimentações. Com isso, há o encerramento do projeto. Não sem antes todas as informações serem compiladas e entregues à Procuradoria na forma de um relatório. Nesta altura, o sistema de controle processual já pode ser efetivamente utilizado, com garantia de esclarecimento de questões e correção de eventuais erros.
Importação dos processos judiciais
Com a tecnologia em uso, é possível importar os processos de Execução Fiscal em que o Estado ou município são demandantes. A exigência para isso, no entanto, é que se tenha dados qualificados no Tribunal de Justiça. Quando isso acontece, aquelas matérias podem passar a ser movimentadas a partir do sistema de controle de processos judiciais.
Já em se tratando de processos do Contencioso, a importação acontece por demanda. À medida em que a Procuradoria é intimada, o sistema recebe a informação. Dessa forma, a intimação estará vinculada a um processo, cujo número será importado do Tribunal de Justiça. Aqui, também é necessária disponibilização e qualificação dos dados da instância superior.
Nos dois casos, fica evidente a importância de o software escolhido proporcionar integração com outros sistemas.
Alteração do mindset e benefícios percebidos
Aos poucos, com a utilização da tecnologia, a mudança cultural acontece. Procuradores deixam de realizar tarefas simples, repetitivas e de baixa cognição. Por outro lado, delegam-nas ao sistema, para passar a atuar no “pensar”.
Não é do dia para a noite que os procuradores vão abrir mão de elaborar uma petição inicial toda vez que forem fazer um ajuizamento. Também não vão se lembrar de imediato da possibilidade de peticionar ou ajuizar em lote. Mas, assim que desapegarem das atividades, poderão perceber os benefícios que, curiosamente, surgem a partir de mais resultados e menos trabalho.
Em Santos (SP), por exemplo, em apenas cinco dias úteis, foram ajuizadas 15,2 mil Execuções Fiscais. Antes da informatização da Procuradoria com o SAJ, a mesma quantidade de ações demoraria cerca de quatro meses para ser concluída. O total de ajuizamentos corresponde a quase R$ 53 milhões para a prefeitura. Do mesmo modo em Itu (SP), nas primeiras 24 horas, foram ajuizados mais de 1,2 mil processos, que correspondem a um valor superior a R$ 3 milhões em arrecadação. Caso essas ações tramitassem em papel, o volume seria atingido após meses de trabalho.
Com um sistema de controle de processos judiciais, procuradores passam a atuar como atores e gestores, já que conseguem saber a saúde da Procuradoria a partir da tecnologia. Ao identificar falhas, conseguem trabalhar pela correção. Consequentemente, buscam agilidade na prestação da atividade fim, com uma resposta mais rápida da atuação à sociedade.
