Há cerca de três anos, a realidade do Serviço Autônomo de Água e Esgoto (SAAE) de São Carlos (SP) era outra.
Mesmo com o uso de um sistema interno, diversas atividades eram feitas de forma manual e repetitiva pelos funcionários públicos. Com o objetivo de dar mais celeridade aos processos do Contencioso e das ações de Execução Fiscal, a instituição optou por um programa de gestão para Autarquias, em 2016. Desde então, o sistema contribui para a economia de gastos e o aumento da arrecadação do município.
Em diversas Procuradorias e Autarquias pelo país, procedimentos rotineiros acabam desperdiçando o tempo e a expertise de servidores em uma atuação que poderia trazer mais ganhos para serem reinvestidos na máquina pública e na cidade ou Estado. Se tempo é dinheiro, diversas instituições que envolvem a Advocacia Pública ainda deixam de adquirir recursos por conta de trâmites que consomem a carga horária de trabalho, como os registros de entradas de processos e peças, reprodução de petições e pareceres similares, entre outros.
No caso do SAAE São Carlos, alguns “sintomas” indicaram como estava a saúde da Autarquia nos campos da produtividade e economia ou arrecadação de recursos. “Sentimos a necessidade do ajuizamento de forma eletrônica, atendendo às regulamentações do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP)”, comenta o procurador do SAAE, dr. Vitor Hugo Trindade.
O CNJ tem diversos atos normativos em apoio à modernização da Justiça, como a resolução nº 211/2015 que institui a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD). Já o TJSP tornou-se a primeira corte estadual a receber novos processos somente de forma digital desde 2016, impulsionando instituições públicas a seguirem o caminho da modernização.
A escolha pelo SAJ Procuradorias se deu por ser o mesmo sistema utilizado pelo TJSP, por também atender Autarquias e pelas opções e recursos que o sistema oferece.
“A importação de documentos dentro do sistema, como extratos de débitos, comprovantes de recolhimentos e guias foram outros fatores determinantes”, revela dr. Vitor sobre a necessidade do SAAE em adquirir um programa completo de gestão para Autarquias.
Estas são algumas das atividades que o software desempenha:
- Criação de modelos de documentos e assinaturas digitais;
- Leitura e distribuição inteligente dos processos, considerando a expertise do procurador e a quantidade de atividades que possui;
- Peticionamento em lote, eliminando tempo antes gastos com processos repetitivos;
- Sugestão de peças por meio de Inteligência Artificial para que o procurador prepare sua manifestação;
- Produção de relatório através das ferramentas de Business Intelligence (BI), que permitem a predição de demandas futuras e memórias de cálculo para indicadores específicos.
O programa de gestão possibilitou aumento de produtividade
Os procedimentos que tiveram maior celeridade com a implantação de um programa de gestão para Autarquias foram os peticionamentos, que passaram a ser feitos de forma digital. Durante os três anos de uso do SAJ, foram acumulados 6.493 peticionamentos, dos quais 3.724 foram feitos apenas em 2019. O software possui modelos de petição inicial e permite que se faça o peticionamento em lote, economizando o tempo de trabalho dos servidores e otimizando o trâmite para não perder prazos em ações de Execução Fiscal.
De janeiro a julho deste ano, foram cadastrados 888 processos de Execução Fiscal, uma média de 126 por mês. Nesse mesmo período, foram ajuizados mais de R$ 5.381.751,17, em um total acumulado de R$ 16.985.609,69 desde o início do uso do sistema, em maio de 2016.
A informatização também conferiu mais agilidade ao trabalho no módulo de ações do Contencioso. Através da leitura inteligente dos documentos, o programa de gestão para Autarquias sugere peças e jurisprudências para que o procurador se dedique ao conteúdo jurídico e estratégico do parecer.
“Na prática, a utilização do sistema se mostrou muito útil se comparada com o trâmite dos processos da mesma natureza que são físicos”, comenta.
Servidores se adaptam às novas tecnologias na Advocacia Pública
Sobre a adaptação a uma rotina informatizada, parte da equipe do SAAE São Carlos migrou para o uso do sistema. Embora os servidores sejam capacitados para a utilização da ferramenta, alguns tinham pouca familiaridade com tecnologia da informação, mas passarão a usar o software futuramente, segundo dr. Vitor.
A adequação da prática jurídica com a tecnologia é, inclusive, uma das tendências da Advocacia Pública que vieram para otimizar o serviço à sociedade. Justamente para prestar auxílio no manuseio e melhor aproveitamento das funcionalidades do SAJ Procuradorias.
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