Em muitos municípios brasileiros, as Procuradorias foram recentemente estruturadas. Para atuar, essas instituições dependem de cooperação, colaboração, parcerias e convênios. Inclusive para adotar novas ferramentas, como um sistema de controle de processos, quando observam que isso contribuirá para melhorar a execução das atividades da Procuradoria.
Dois pontos fundamentais na criação das Procuradorias sempre são:
- O alcance de eficiência pela instituição;
- A necessária recuperação de créditos fiscais e cíveis.
Frente a isso, duas questões se tornam relevantes. A primeira é promover uma ruptura de padrões e a segunda é a promoção de uma nova forma de trabalhar.
A Procuradoria Municipal de Barueri (SP) viu-se frente a essas questões. Entendeu que para saná-las seria preciso aderir à tecnologia e que para tal, teria de buscar um prestador de serviços na área.
“Geralmente é o que falta”, afirma o procurador do município paulista, Stephen Santoro Salles.
Pela experiência do procurador, o principal a considerar, para que haja sucesso na busca, é o que a tecnologia trará de benefício para:
- Gestão eficiente na Procuradoria;
- Melhorar a recuperação de crédito;
- Jornada remota;
- Envolver as pessoas na mudança.
Desse ponto, então, parte-se para encontrar um sistema de controle de processos que atenda às necessidades e permita avançar. O passo a passo de como a Procuradoria Municipal de Barueri percorreu esse caminho até o SAJ Procuradorias está na apresentação feita por Stephen Santoro Salles durante o 1º Congresso Brasileiro Virtual de Procuradores Municipais (CBVPM).
Como encontrar um sistema de controle de processos para a Procuradoria
O primeiro passo para encontrar um sistema de controle de processos, segundo Salles, é ter em mente que grandes mudanças em tecnologia da informação não acontecem “dentro de casa”. “Muitas das soluções são externas”, reforça.
Assim, há quatro itens a serem buscados na ferramenta, por serem essenciais na concretização dos objetivos:
- Software de inteligência fiscal e rastreamento de contribuintes;
- Sistema de gestão de processos judiciais e cobranças amigáveis, tais como protestos e notificações;
- Big data para organização das informações e consultas;
- Sistema de integração de dados de diversas bases para a realização de diagnósticos inteligentes e multidisciplinares.
“Hoje, a prefeitura de Barueri realiza 10 vezes mais das suas funções, em comparação com 10 anos atrás, devido ao sistema de peticionamento eletrônico. Os resultados alcançados pela Procuradoria são fantásticos perto do que eram, com basicamente metade do recurso humano disponível”, destaca o procurador municipal, Stephen Santoro Salles.
De acordo com ele, muito do que a Procuradoria buscou no mercado já eram soluções postas em prática por outros municípios. Outras não.
Motivos para adotar um sistema de controle de processos
Nos esforços para encontrar a ferramenta mais adequada, em muitas situações surgiu a problemática do modelo de contratação. Também, a da integração de sistemas e informações. Por fim, foi necessário adaptar os servidores ao novo processo de trabalho.
“Ainda assim, há muitos pontos positivos em implementar tecnologia da informação na Procuradoria, como produzir números precisos e exatos para dispor de informações corretas para a administração pública e a jornada remota, que torna possível que 100% das atividades possam ser realizadas à distância”, ressalta Salles.
As ferramentas eletrônicas são facilitadoras do trabalho e da modelagem organizacional.
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