Gestão de Projetos Cofinanciados gera eficiência na educação em Florianópolis

A Prefeitura de Florianópolis (PMF) está em vias de finalizar a gestão do Projeto de Expansão e Aperfeiçoamento da Educação Infantil e do Ensino Fundamental da cidade – o PRAEB.

O Projeto teve como objetivo principal a melhoria da qualidade e expansão da cobertura da Educação Infantil e Fundamental por meio de novas construções e reformas de estruturas físicas da área da educação. Assim como, a promoção de atividades e projetos inovadores que assegurassem e potencializassem a aprendizagem de modo mais prazeroso e positivo, com foco no estudante.

Para alcançar tal propósito, o PRAEB contou com um investimento total de quase 119 milhões de dólares. Deste valor, um pouco mais de 58 milhões de dólares foram financiados pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID. O valor representa 49% do orçamento integral, ficando os outros 51% em contrapartida do município.

Além da administração destes valores expressivos e o alto volume de trabalho, uma das maiores dificuldades na gestão de projetos que envolvem financiamentos com bancos internacionais, é justamente a duração da execução deles. Pois na maior parte das vezes, são projetos que duram mais de uma gestão.

Os desafios na gestão de projetos cofinanciados

Por se tratar de projetos de longo prazo uma série de desafios podem ir se apresentando no decorrer do percurso. Um deles é a rotatividade de equipe. No caso do programa da PMF, o contrato de empréstimo foi assinado em 2014. E, na metade da execução do projeto, quase toda a Unidade Gestora precisou ser trocada devido a uma transição de gestão na própria prefeitura.

Nesse cenário de mudanças, em 2017, Leonardo Pacheco assumiu a coordenadoria do programa. Desde lá muitos problemas foram superados. Leonardo relembra “Quando eu assumi a situação não estava fácil. Eu me deparei com todos os projetos com algum tipo de erro. Em planilha ou projeto. Foi uma situação bem delicada. Procurei usar ferramentas digitais e humanas para minimizar os erros.”  

Superando os desafios 

O coordenador, inicialmente, procurou unificar toda equipe envolvida no PRAEB, a qual na época se encontrava dividida. O objetivo era nivelar o conhecimento de todos, para que tivessem a compreensão aprofundada da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e das principais entregas de todo projeto.   

“Nós tínhamos duas realidades na Secretaria Municipal de Educação, ou seja, tínhamos duas estruturas dentro de uma só. Tínhamos a coordenação do projeto do BID, e o restante da Secretaria Municipal de Educação. Quando assumi procurei integrar as duas equipes, colocando dentro da Unidade Gestora do Projeto representantes de todos os setores que compõem a Secretaria de Educação. Para assim, todos terem conhecimento de como funciona o projeto.E, também, para facilitar o andamento dos trâmites internos dentro da Secretaria.”

A necessidade da equipe bem integrada é algo fundamental para o bom andamento do projeto. “Muitas vezes os membros da equipe conhecem o que fazem, seja o monitoramento, o financeiro, aquisições, mas nem sempre tem o conhecimento total da EAP. E muitos erros que ocorrem durante o planejamento e a execução tem como causa o não conhecimento total da EAP. Isso é uma dificuldade enfrentada.” comenta Jean Garcia, especialista em soluções para gestão de projetos cofinanciados na Softplan.

Em meio a reestruturações e integrações de equipes, no ano de 2019, a coordenação do projeto sentiu a necessidade de formalizar junto ao BID, um pedido de prorrogação do término do contrato para o final de 2020. “Essa prorrogação só se tornou possível em razão do nosso projeto ter cumprido todos os acordos na revisão de carteira junto ao BID, e demonstrado uma execução consistente” afirma Leonardo.

Tecnologia para aumentar a eficiência na gestão de projetos cofinanciados 

A execução de um programa com as dimensões do PRAEB pode ser complexa. Os números registrados impressionam. Foram feitas quase 390 licitações, 780 contratos, sendo que desses contratos, 86 são de obras, 312 de aquisição de bens, 17 pedidos de desembolsos e justificativa. Houve o registro de quase 9 mil pagamentos! 

Para gerir tantos processos e informações a Prefeitura Municipal de Florianópolis contou com um software especializado em gestão de projetos financiados por bancos internacionais, o SAFF. 

O sistema faz parte do portfólio da Softplan Setor Público, a qual atua há 30 anos no desenvolvimento de soluções para a gestão pública. O SAFF já atendeu há mais de 45 projetos que possuem financiamentos com bancos internacionais. (Veja o exemplo da Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo na gestão do projeto “Programa Avança Saúde”) 

E, os motivos da adesão a solução parecem ser claros, segundo Leonardo “um projeto desse tamanho, fazer manualmente, eu acho que é quase impossível.” E ainda enfatiza, “Hoje não me vejo sem essa ferramenta na mão (…). O sistema bem alimentado diariamente, é uma ferramenta excelente! Com isso nós conseguimos gerar quase todos os relatórios exigidos pelo banco, então é uma ferramenta excelente.”

Relatórios exigidos pelo BID 

Uma das especificidades que existe em projetos cofinanciados é que ao término de cada um dos semestres, o mutuário precisa gerar um relatório. É o chamado relatório semestral, ou relatório de progresso. Ele é um conjunto de relatórios, que contemplam informações de avanços físicos, financeiros, status das entregas do programa ao banco e etc. 

Esses relatórios precisam demonstrar o que exatamente aquele projeto está trazendo de impacto para sociedade. O banco é quem dita quais relatórios precisam ser enviados, os indicadores que devem ser acompanhamento, controle de cláusulas contratuais. São processos bem detalhados e específicos para fazer o controle projeto.
 

O bom uso da tecnologia facilita e simplifica esse tipo de demanda, afirma o Coordenador: “O sistema me auxilia em todos os relatórios que eu preciso, semestrais, justificativa, pedidos de desembolso, anual para relatoria. Ele gera automático, acompanhamento contrato por contrato, gastos por componentes, entre várias outras ferramentas que facilitam a execução e o monitoramento do projeto como um todo.”
 

Por essa razão contar com uma solução especializada vem dando eficiência a conclusão do programa. “O SAFF já tem mil relatórios já padronizados e prontos, que são simples de ser emitidos. Todos os relatórios são padronizados de acordo com o banco”, afirma o coordenador. 

No grau de andamento de um projeto como o PRAEB, que está quase no final, gerar relatórios de forma manual seria inviável. Segundo Leonardo. “O sistema também vai nos gerar após o término do projeto outros relatórios finais que são exigidos pelo banco, e compilar todos esses dados em tabela seria impossível” 

O investimento na tecnologia garantiu a otimização de diversos processos na gestão do projeto. E assim, vem facilitando o andamento e conclusão dos trabalhos. Em breve a Prefeitura estará prestes a comemorar a finalização da expansão e aperfeiçoamento da educação básica e infantil da cidade. 

Mais um exemplo de como a Transformação Digital vem ajudando órgãos públicos a superarem diversos desafios.   

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A Prefeitura de Florianópolis apresentou essa História de Sucesso na série Gestão Pública Talks

Assista a participação de Leonardo Pacheco, coordenador do Projeto de Expansão e Aperfeiçoamento da Educação Infantil e do Ensino Fundamental de Florianópolis.