Integração de sistemas reduz tempo para abertura de empresas em Florianópolis

Florianópolis se tornou uma das cidades brasileiras com o processo de abertura de empresas mais rápido do país na categoria baixo risco. O trâmite que demorava cerca de 75 dias passou a levar um dia e algumas horas, chegando a durar, em alguns casos, somente 5 horas. Por trás desse avanço está a integração dos sistemas da Prefeitura Municipal de Florianópolis e da Junta Comercial do Estado de Santa Catarina (JUCESC).

Por meio de uma solução desenvolvida pela Softplan Setor Público, as etapas do processo de abertura de empresa foram digitalizadas, desde a consulta de viabilidade até a liberação do alvará de licença, seja para loja física ou online. Com isso, o empreendedor não precisa mais ir presencialmente até à JUCESC, nem à Prefeitura, ao Corpo de Bombeiros ou órgãos de meio ambiente.

O serviço faz parte do Programa Floripa Simples e foi lançado pela Prefeitura em parceria com a JUCESC e o Sebrae-SC. “O morador de Florianópolis ganha um incentivo para empreender. Menos burocracia, mais produtividade. O Floripa Simples é uma prova de que é possível promover um ambiente de negócios mais favorável, que facilite para o empreendedor e contribua para a geração de emprego e renda” analisa Carlos Henrique Ramos Fonseca, diretor superintendente do Sebrae-SC.

Relembrando que a capital é o segundo maior ambiente de negócios do país, o Secretário Municipal de Turismo, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico de Florianópolis, Juliano Richter, explica que um dos objetivos da pasta é retirar entraves para que a cidade se torne um local ainda mais favorável à recepção de empresas. “Entendo que a nossa função enquanto gestor público é, de fato, eliminar eventuais pedras no caminho de empreendedores que venham para nossa cidade”* diz o Secretário.

Com fluxo remodelado, processo é realizado pelo site da JUCESC

Antes, em Florianópolis, o empreendedor precisava ir a diferentes órgãos e tramitar documentos em diferentes sistemas ao longo da abertura de uma empresa. Com a integração do sistema, o processo ficou concentrado no site da Junta Comercial. Nele, o empreendedor realiza e acompanha todas as etapas.

O primeiro passo é a consulta de viabilidade de instalação, momento no qual é verificado se o negócio pode ser aberto no ponto da cidade e na modalidade escolhidos. Na capital, essa análise envolve a JUCESC, o Corpo de Bombeiros, a Prefeitura e, às vezes, órgãos de meio ambiente. Antes da integração, demorava entre 10 e 15 dias para que o solicitante recebesse o resultado da consulta, tempo que foi reduzido para menos de uma hora com o sistema desenvolvido pela Softplan.

Inserindo os dados no site da Junta Comercial o sistema compartilha e confere com os demais órgãos as informações sobre a viabilidade de abertura para o endereço requerido. Com o parecer favorável, inicia-se o processo de registro da empresa com a JUCESC. Esses novos dados também são integrados e enviados automaticamente para as demais instituições envolvidas. Assim, cada instituição valida as informações e as relaciona com os requisitos para daquele CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).

Se a documentação estiver em conformidade, o registro é oficializado, os alvarás são emitidos e o empreendedor recebe a autorização para emissão de nota fiscal eletrônica. O solicitante recebe as notificações de cada etapas por e-mail, sem a necessidade de levar documentos de um órgão a outro para dar andamento presencial ao processo.

Essa versão do fluxo é voltada a CNAEs de baixo risco e que estejam autorizados dentro do Plano Diretor para instalação no endereço informado. O processo detalhado pode ser conferido na imagem abaixo.

Otimização da consulta de viabilidade de instalação reduz tempo para abertura de empresa em Florianópolis

A automatização da consulta de viabilidade, integrando diferentes órgãos, foi um dos principais fatores que levaram à redução do tempo de abertura de empresas em Florianópolis. Agora, ao invés de ter um servidor verificando uma a uma as solicitações, o sistema por si só já consegue realizar essa análise na maioria dos casos.

Para isso, a Softplan precisou fazer uma integração com o sistema de geoprocessamento da Prefeitura. As informações recebidas pela Junta Comercial ingressam no Regin-Integration-WS e são enviadas para o sistema de geoprocessamento via aplicação Regin-Consumer. O próprio sistema valida ou não a viabilidade de instalação.

Cerca de 70% das consultas ocorrem de forma automatizada pelo sistema. A equipe técnica da Prefeitura de Florianópolis só entra em ação para análise das informações nos casos em que o sistema não aprova automaticamente a viabilidade por identificar alguma divergência de informação.

Transformação Digital da abertura de empresas em Florianópolis envolveu diferentes órgãos

Os trabalhos para otimizar e integrar o processo de abertura de empresas iniciaram em 2017. “Durante uma reunião com a Softplan, os representantes da empresa me apresentaram um relatório que, se fosse colocado em uma mesa, teria cerca de dois metros de extensão. Eles me explicaram que aquilo era o processo para se abrir uma empresa em Florianópolis. Ali, aceitamos o desafio de deixar um legado interessante para a cidade”* conta Juliano Richter.

Entretanto, dali até a entrega para a sociedade, outros ajustes precisaram ser feitos antes de iniciar, de fato, a integração dos sistemas. A análise de viabilidade foi um dos primeiros desafios, pois exigiu um ajuste na ferramenta de geoprocessamento, fundamental para automatizar a consulta. “Nós tivemos que dar 20 passos para trás e recomeçar um processo de reavaliação e licitação do sistema de geoprocessamento, o que levou um tempo considerável e se findou em julho de 2020”* explica Juliano Richter.

Com esse desafio superado, a Prefeitura seguiu para a integração do seu sistema de workflow, o Rastreabilidade, com o site da JUCESC.

“Após reuniões com a Junta Comercial, rapidamente acionamos a Softplan, que foi muito parceira nesse sentido de fazer o processo de integração, inclusive assumindo algumas condições que não estavam no contrato inicialmente. Isso para gente foi bem importante, porque era uma questão de honra poder diminuir o tempo de abertura de empresas aqui na cidade”. Juliano Richter – Secretário Municipal de Turismo, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico de Florianópolis.

A integração de sistemas apresentou o segundo grande desafio do projeto: o envolvimento de diferentes órgãos. Na esfera pública, as relações horizontais entre instituições e a falta de interoperabilidade entre seus sistemas são grandes causadoras de burocracia, pois muitos serviços precisam tramitar por diferentes entidades que, por sua vez, costumam ter processos e sistemas próprios.

Nesse sentido, a história de sucesso da Prefeitura Municipal de Florianópolis é um exemplo de como a digitalização de processos se torna ainda mais desafiadora quando envolve mais de um órgão. Segundo Juliano Richter, foi preciso conversar com a Superintendência de Serviços Públicos, a vigilância sanitária, a FLORAM (órgão ambiental da cidade), o chefe de gabinete, a Secretaria Municipal da Fazenda e outros.

“Às vezes, quem está de fora do órgão público não entende que você tem que envolver diversos órgãos quando faz um movimento dessa natureza. São muitos atores no processo e é preciso ter muita resiliência e uma condição de conversa muito grande para conseguir atingir esses objetivos, além de, obviamente, ter parceiros capazes de fazer essas entregas para a Prefeitura”* reflete o Secretário.

Florianópolis se destaca em boletim do Ministério da Economia

Os desafios apresentados ao longo da jornada de Transformação Digital promovida pela Prefeitura Municipal de Florianópolis foram vencidos e os benefícios da mudança são vivenciados pelo cidadão, empreendedor e instituição. Além da integração de sistemas, também houve a remodelação e digitalização do fluxo do processo, etapas que permitem a entrega de serviços menos burocráticos.

“Aquele fluxo que a Softplan apresentou na primeira reunião, mostrando como o processo de abertura de empresa na cidade era longo, foi completamente remodelado. Hoje, se o empreendedor estiver com toda a documentação ok, de fato, nós conseguimos abrir uma empresa em 5 ou 6 horas no município de Florianópolis.”* Juliano Richter – Secretário Municipal de Turismo, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico de Florianópolis

A rapidez do processo colocou Florianópolis em destaque em um boletim da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital (pasta do Ministério da Economia), que publica quadrimestralmente um boletim com informações sobre o tempo de abertura de empresas. No boletim publicado em setembro de 2020, referente ao segundo quadrimestre, Florianópolis foi a primeira colocada, com tempo médio de 5 horas.

Para Juliano Richter, a entrega foi concluída, mas, como todo processo tecnológico, ainda passará por ajustes. “A gente fica muito feliz de ver hoje, muito claramente, um movimento de todo o país para tentar desburocratizar e facilitar a vida do cidadão. Isso é muito positivo. Ainda temos uma caminhada grande pela frente, mas acho que estamos no caminho correto. Quanto mais pedras do caminho do cidadão e do empreendedor pudermos retirar, melhor”* finaliza.

Confira abaixo o ranking do tempo total de abertura de empresas nas capitais no segundo quadrimestre de 2020.

Os depoimentos do Secretário Juliano Richter aqui apresentados foram extraídos da sua palestra ministrada no evento Gestão Pública Talks 2021.

Gestão Pública Talks