Certos instituições públicas optam por utilizar tecnologias de código aberto para substituição dos documentos físicos por digitais. Este tipo de ferramenta livre ou solução de código aberto é fornecida gratuitamente, porém não são ferramentas completas. Elas necessitam de investimentos relacionados a infraestrutura, treinamento e capacitação, que tornam os custos para o órgão público ainda mais alto do que se tivesse investido em uma solução especializada.
Para esclarecer as vantagens e desvantagens de optar por uma ou outra solução, preparamos um comparativo. Confira o que uma ferramenta especialista em processos digitais, como o Solar BPM, e uma solução de código aberto oferecem. Disponibilizamos uma tabela comparativa pontuando as principais funcionalidades e depoimentos de clientes.
Os principais desafios ao escolher uma solução de código aberto
As soluções de código aberto, são, em sua maioria, desenvolvidas para atender as dores de uma instituição específica, e depois disso são distribuídas de forma generalizada para outras instituições. Dessa forma, acabam por possuir um modelo engessado. Quando usados em outras instituições públicas, não atendem as dores e necessidades na totalidade. Afinal, os ritos e regras de gestão de cada órgão de gestão pública são diferentes e específicos.
Com Solar BPM, é possível desenhar cada formulário de acordo com as necessidades específicas da instituição. Esses formulários definem como os dados serão recebidos e o desenho desse fluxo se torna fundamental para a automação e qualidade do processo. Os benefícios vão além de eliminar o papel do órgão
Implantação das soluções
O acompanhamento e validação durante a implantação da solução também é essencial para que o processo corra bem. Se a parametrização não for realizada de forma adequada, de acordo com as necessidades e com atenção à experiência do usuário, a ferramenta pode se tornar uma solução incompleta.
As soluções de código aberto, por serem ferramentas livres, não há suporte direcionado. As instruções são realizadas de forma genérica, por meio de documentos e compartilhamento de experiências entre usuários de diferentes instituições que também utilizam o código. Porém, são instituições muitas vezes distintas, que não compartilham dos mesmos ritos processuais. Têm dores e necessidades diferentes.
No Solar BPM, além da parametrização do sistema e implantação acompanhada, a equipe da Softplan, empresa desenvolvedora da solução, oferece treinamentos e videoaulas personalizadas.
Benefícios da solução especializada – Solar BPM
Mais do que simplesmente eliminar papéis e processos físicos, o Solar BPM, diferentemente de uma solução de código aberto, proporciona automação e integração de processos internos e externos. Gerencia processos administrativos, gestão de arquivos e documental em um único sistema em conformidade com o e-ARQ Brasil.
A solução Solar BPM proporciona agilidade, segurança e transparência nos procedimentos e possibilita o rastreamento e o histórico das informações. Permite visualização de dados a partir de uma base de indicadores de desempenho. Identifica gargalos na tramitação de processos e fornece essas informações através de gráficos intuitivos, transformando informações em conhecimento estratégico. permite gerenciar o fluxo de trabalho e redesenhar processos
- Ambiente unificado para acesso às informações.
- Automação segura de processos.
- Modelagem BPM com formulários dinâmicos e customizáveis sem necessidade de conhecimento em TI.
- Gerencia os processos digitais e os processos físicos legados em uma única solução através de um repositório compartilhado.
- Possibilita a pesquisa e localização de informações com rapidez por meio de busca avançada no conteúdo dentro dos documentos.
Confira o comparativo das principais funcionalidades: solução de código aberto versus Solar BPM
Depoimentos de quem escolheu um BPM desenvolvido sob medida para o setor público!
“Os processos que estamos automatizando são verdadeiros sistemas especialistas, possuem muitas atividades, formulários, várias integrações com outros sistemas e implementação de regras de negócio. Todos os processos bebem do nosso Big Data para preenchimento automático de informação, sempre buscando a melhor experiência do usuário com as soluções que são entregues e disponibilizadas para eles.”
Licardino Pires, Gerente de TI
Tribunal de Contas de Goiás
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“Após a implantação do sistema foi suspenso o agendamento de entregas de documentos de forma presencial, com isso, os funcionários que ficavam exclusivamente atendendo a agenda, foram alocados para apoiar outras atividades estratégicas.”
Débora Gomes,Coordenadora de TI
Secretaria de Infraestrutura e Meio Ambiente
Governo do Estado de São Paulo
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“A prefeitura de São Bernardo é um exemplo a ser seguido. Temos recebido visitas de outras prefeituras pra conhecer a metodologia, como funciona, a questão da agilidade e o nosso fluxo de trabalho.”
Pedro Pinheiros, Secretário Municipal de Administração e Inovação
Prefeitura Municipal de São Bernardo do Campo
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“Acreditamos que em médio prazo veremos Barueri efetivamente sem papel, em especial já começando pela Secretaria de Administração. Fico muito feliz com a empresa Softplan, que pelo que vi é muito conceituada, transparente e que trabalha com órgãos públicos de primeira linha, como o nosso Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.”
Cilene Rodrigues Bittencourt, Secretária Municipal de Administração
Prefeitura Municipal de Barueri
“A Softplan ofereceu um grande apoio ao processo de Transformação Digital do MPSC, prestando o suporte necessário para que o sistema comportasse a demanda requerida pela Instituição. A empresa reforçou o atendimento às dúvidas e aos questionamentos realizados pelos usuários, fornecendo dessa maneira o ambiente necessário para realização da recapacitação que culminou por viabilizar a Transformação Digital.”
Orlando da Silva Baptista, Gerente de Sistemas de Informação
Ministério Público de Santa Catarina
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“Isso sem falar na liberação de espaços físicos dentro dos órgãos públicos, antes ocupados por enormes arquivos para armazenamento de documentos em papel e na responsabilidade ambiental, evitando o descarte mensal de algumas toneladas em papel. Além disso, é preciso mencionar que o trabalho remoto durante a pandemia de coronavírus no Estado somente foi possível com a implantação do sistema.”
Jorge Eduardo Tasca, Secretário de Estado da Administração
Governo do Estado de Santa Catarina
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