Os Tribunais de Contas dos Estados são os maiores repositórios de informações sobre administração pública dentro da estrutura governamental. Afinal, é sua designação fiscalizar, inspecionar, analisar e controlar as contas públicas no território nacional.
Levando isso em consideração, desde 2009 o TCE-GO (Tribunal de Contas de Goiás) trabalha em busca da digitalização de processos no programa de controle externo, cuja ação principal é analisar os gastos públicos. Automatizar processos é uma tarefa complexa, ainda mais em uma estrutura como o TCE que lida com diversos formulários de receptação de dados e integrações externas com outras instituições públicas que prestam contas a ele.
Instituição orientada a dados
Com o objetivo de tornar-se uma instituição orientada a dados, aumentar a produtividade e eficiência dos trâmites e diminuir a complexidade técnica dessa automação, a equipe de tecnologia do TCE-GO percebeu que precisava de uma solução que resolvesse essas dores, um sistema especialista.
Foi então que o tribunal, após processo licitatório, passou a usar o software Solar BPM nos processos de recepção de contas de governador e gestores públicos. As dezenas de documentos que chegavam e precisavam ser conferidas e imputadas no sistema manualmente, começaram a chegar de forma automática e estruturadas.
Mesmo sendo um órgão avançado digitalmente, a instituição optou pela experiência, característica marcante da Softplan quando o assunto é transformação digital na gestão pública. Um dos pré-requisitos era que a solução contratada fosse sustentável, ou seja, que a própria equipe interna conseguisse implementar os processos.
Mais de 100 usuários impactados com a automação de processos
A mudança impactou positivamente o trabalho de cerca de 100 usuários do sistema. O responsável pela implantação do Solar BPM no TCE-GO, Licardino Siqueira Pires, mestre em engenharia da computação e gerente de TI do TCE-GO, afirma que agora é possível investir mais dedicação no processo analítico e na melhoria contínua.
Dessa forma, os técnicos terão mais tempo para verificação dos resultados gerados e validação da instrução técnica, reduzindo drasticamente o tempo de aferição. As atividades operacionais hoje ficam por conta da tecnologia. Com isso há ganho significativo em agilidade, padronização e eficiência.
“A ferramenta Solar BPM provê uma alta produtividade no desenvolvimento da automação. Ela é aderente à notação BPMN – e isso facilita a comunicação de processo documentado com o caminho para a automação – e possui diversos componentes visuais que permitem a criação de formulários de entradas de dados com versátil habilidade”, certifica Licardino.
Todos os dados integrados na mesma ferramenta
Antes da implantação da solução os órgãos externos, responsáveis pela prestação de contas do governador e gestores, reuniam vários documentos e mandavam para o tribunal por CD. No TCE, servidores recebiam esse material digital e cadastravam o processo administrativo. Agora os dados são imputados diretamente na plataforma Solar BPM. Onde é feito upload de documentos e todos os arquivos são encaminhados virtualmente ao TCE-GO.
Com a solução da Softplan os dados são informados pelos jurisdicionados diretamente no sistema e a regularidade é analisada de forma automática, de acordo com as regras implementadas na plataforma e a inserção das informações já padronizadas.
O trabalho começa de fato na parte de verificação de contas, propósito para o qual o tribunal funciona, e não mais no registro burocrático e operacional que ocorria. O trabalho é focado na fiscalização dos recursos públicos, na validação da gestão e aplicação desses recursos administrados por governadores e gestores públicos.
“Os processos que estamos automatizando são verdadeiros sistemas especialistas, possuem muitas atividades, formulários, várias integrações com outros sistemas e implementação de regras de negócio. Todos os processos bebem do nosso Big Data para preenchimento automático de informação, sempre buscando a melhor experiência do usuário com as soluções que são entregues e disponibilizadas para eles”, garante Licardino.
Referência na gestão pública
O trabalho do TCE-GO ao longo dos anos e a redução do prazo de entrega nas soluções de TI e estruturação das informações com o Solar BPM, da Softplan deu tão certo que virou case de sucesso entre os tribunais de Estado do país.
Em outubro de 2020, o TCE-GO foi destaque na terceira edição do Encontro Técnico de TI dos Tribunais de Contas do Brasil, realizado em parceria com o Comitê de Tecnologia, Governança e Segurança da Informação da Rede dos Tribunais de Contas. Licardino foi chamado para falar na conferência sobre Big Data no TCE-GO e a automação de processos de controle externo.
De fato, este é um projeto diferenciado dos demais tribunais, pioneiro na automação de processos com uso de dados. O gerente de TI do TCE-GO explica que a solução se tornou tão relevante que virou uma espécie de “hub”. O Solar BPM foi nominado como TCE HUB, um concentrador de soluções de controle externo do tribunal de contas. E agora todo processo passa pela validação desse hub.
“A perspectiva agora é avaliar se o projeto é aderente à automação de processos. Se for, vai ser desenvolvido no TCE HUB. Isso garante maior produtividade, menos tempo na entrega de soluções, além de agregar na manutenibilidade dessas soluções que já estão implantadas”, explica Licardino.
Soluções para automação de processos de alta complexidade
Além da automação dos processos de prestação de contas de governadores e gestores, o TCE-GO agora vai usar o Solar BPM para automatizar os trâmites de atos de pessoal. Outro trabalho de alta complexidade porque é o setor que tem o maior número de processo eletrônicos. Possui, em média, 130 formulários e envolve desde o RH do jurisdicionado até a análise técnica no Tribunal de Contas.
A automação desse procedimento vai auxiliar na redução do estoque legado que há atualmente. Além disso, reduzirá o tempo de tramitação dos formulários e otimizará a produção de diversas peças processuais. Os novos processos já chegarão com toda a informação estruturada.
Licardino garante que tem a equipe está empenhada em fechar o processo e gerar mais um marco na instituição:
“À medida que vamos digitalizando processos, temos insumos para aplicar técnicas modernas de tecnologia, como inteligência artificial e uso de Big Data, por exemplo. É essa evolução que a gente busca”.
Webinar: Desafios da hiperautomação em processos de controle externo
É Bacharel em Jornalismo pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), possui experiência internacional na Universidad Nacional del Sur (Argentina). Taynara está na Softplan há mais de três anos, atualmente é redatora na Unidade Setor Público.
