O pioneirismo da CESAN no uso de tecnologia para gestão de projetos cofinanciados

A Companhia Espírito Santense de Saneamento (CESAN) operacionaliza o maior conjunto de ações já realizadas na área ambiental do Governo do Espírito Santo (ES). Essas ações estão previstas no âmbito do Programa de Gestão Integrada das Águas e da Paisagem. Ele é um projeto com financiamento externo, cujos investimentos somam aproximadamente US$ 323 milhões. Desses, US$ 225 milhões são cofinanciados pelo Banco Mundial (BIRD). Os demais recursos provêm do próprio governo estadual.

Para gerir essa quantia volumosa e acompanhar os avanços físicos do projeto, a CESAN optou por utilizar uma solução especializada em gestão de projetos cofinanciados, o SAFF. Ele faz parte do portfólio de produtos da Softplan Setor Público, empresa que desenvolve softwares para gestão pública. Entretanto, a escolha de uma solução como o SAFF não é novidade na história da CESAN. Desde a década de 90, a instituição é pioneira no uso de tecnologias para gestão de projetos com financiamento externo. Os detalhes dessa trajetória são contados abaixo, em uma entrevista com Marcelo Loureiro, atual controller do Programa de Gestão Integrada das Águas e da Paisagem. Confira!

Como foi a primeira experiência da CESAN com o uso de tecnologia para gestão de projetos com financiamento externo?

Nos anos 1990, a CESAN implementou o PRODESPOL – Programa de Despoluição dos Ecossistemas Litorâneos do Estado do Espírito Santo. O BIRD financiou 50% dos custos do Programa. Naquela época, a administração pública ainda estava iniciando o uso de sistemas de gerenciamento de projetos ou mesmo sistemas ERP para organização da estratégia empresarial. Então, a princípio, o PRODESPOL recorreu a ferramentas disponíveis para registro e controle das informações do Programa.

Eram bancos de dados e planilhas eletrônicas usados ainda em ambiente DOS. Mais tarde, substituímos por ferramentas Windows como Lotus e Excel, editores de textos como Wordstar, Fácil, Word e também construtores de fluxos como Flowchart, Corel e outros. Nesse ambiente, o fluxo de informações era extremamente precário, mas, principalmente, muito pouco confiável. Isso porque esses sistemas não permitiam controle compartilhado dos vários aspectos envolvidos no Programa.

Qual saída adotaram, considerando as tecnologias precárias da época?

Diante dessa realidade, a administração do PRODESPOL avaliou ferramentas específicas de gerenciamento de informações. Ao mesmo tempo, a busca vislumbrava a continuidade da relação com organismos multilaterais. Essas ferramentas, portanto, deveriam atender aos requisitos de monitoramento e controle exigidos pelo Banco Mundial, específicos de uma gestão de projeto com financiamento externo. Naquela época, a necessidade era a apresentação de relatórios e de respostas mais eficientes para informações pontuais.

O primeiro contrato foi com a Softplan, empresa que forneceu o SAFF – Sistema de Acompanhamento Físico Financeiro. O trabalho com o SAFF foi realizado, principalmente, para registrar informações. A efetividade gerencial foi pouco aproveitada, pois existiam dificuldades impostas pelo tempo de projeto já decorrido. Por outro lado, também havia obstáculos da própria ferramenta, que, naquele momento, apresentava maior complexidade para entender sua lógica de funcionamento.

As ações previstas no PRODESPOL tiveram continuidade e, em 1999, iniciou-se o PRODESAN/ES. Assim como o anterior, esse programa de saneamento também teve o financiamento externo do BIRD. A operacionalização foi do governo do estado. No entanto, a gestão do PRODESAN contou com um sistema próprio, desenvolvido para gerenciamento financeiro.

Como foi trabalhar com um sistema próprio de gerenciamento?

Diferente da primeira experiência com o SAFF, esse sistema foi construído para utilização exclusiva no Projeto. Ainda assim, ele não atendia totalmente aos requisitos de controle dos aspectos financeiros, contábeis, orçamentários e de auditoria. Como resultado, muitas tarefas ainda precisavam ser executadas em ferramentas como planilhas eletrônicas e editores de texto.

O sistema era eficaz em medições de obras, mas não era efetivo para tarefas de planejamento, monitoramento, controle e geração de relatórios gerenciais. Consequentemente, havia muitas incertezas na transmissão de informações entre os envolvidos no Projeto. Em resumo, o sistema próprio não atendia aos requisitos de gerenciamento administrativo, exigindo ferramentas externas para complementá-lo.

Apesar disso, a CESAN voltou a usar tecnologias especializadas disponíveis no mercado. Como tomou-se essa decisão?

Nos anos 2000, aconteceu o lançamento do Programa Águas Limpas. Ele também contou com financiamento parcial do BIRD e operacionalização da CESAN. A equipe avaliou qual seria, de fato, a melhor estratégia de gerenciamento considerando as tecnologias disponíveis. Entre elas, estava uma nova versão do SAFF. Depois de conhecer as atualizações, a CESAN alinhou com a Softplan as necessidades de atendimento aos requisitos de controle exigidos pelo BIRD. E decidiu, então, pela implantação da solução.

A nova versão do SAFF possibilitou o atendimento aos requisitos de gerenciamento bem como de controle interno. Ela fornecia relatórios gerenciais essenciais para manter a confiança tanto do mutuário como do organismo financiador externo. Já em 2005, o sistema estava implantado e com profissionais treinados para operar a solução com segurança.

Dez anos depois, uma nova operação de crédito foi contratada junto ao BIRD. Dessa vez, para execução do Programa de Gestão Integrada das Águas e da Paisagem. Novamente, no processo de aquisição, o sistema SAFF apresentou-se como a melhor alternativa no mercado em relação ao custo x benefício para o Programa. Com ele, a CESAN atende de forma satisfatória aos requisitos de monitoramento e controle exigidos pelo Banco, garantindo a continuidade do Programa.

Quais os maiores benefícios de ter o SAFF auxiliando a prestação de contas ao órgão financiador?

No caso da CESAN, a parte externa que recebe a apresentação de nossos controles é o Banco Mundial. O objetivo, portanto, é atender aos requisitos que o Banco coloca como prioridade. Entre eles estão relatórios financeiros trimestrais ou semestrais por categorias de investimentos e componentes, planejamentos operacionais e de aquisições, entre outros tantos. Eles incluem, por exemplo, IFRs, relatório de auditoria, relatórios de aplicações e desembolsos (SOEs/ss).

A forma de gerenciamento financeiro pode variar de projeto para projeto. Ao longo da utilização do SAFF, vimos que a ferramenta apresenta flexibilidade para ser moldada e mudada na forma requerida, sem perder suas características básicas de operação. A realidade é de complexidade e mudança no ambiente gerencial. E o SAFF tem atendido de modo a atualizar nossos procedimentos de acordo com os requisitos de controle exigidos nos projetos com financiamento externo.

Falando em complexidade, o nível de informações gerenciadas em projetos com financiamento externo é elevadíssimo. Como a tecnologia tem ajudado nesse sentido?

Os painéis gerenciáveis do SAFF são ferramentas muito úteis, ainda mais se considerarmos o nível de informações que fornecemos e tomamos como referência para construir cenários. Eles apresentam informações consolidadas de diversas naturezas, referentes a vários executores do programa. Isso tudo de forma rápida, atualizada e amigável. Ademais, os painéis estão disponíveis para acesso remoto em diversas plataformas. Desse modo, eles nos trazem a segurança de que dispomos de informações atualizadas do Projeto – sejam elas acessadas no escritório, em casa ou em reuniões em ambientes externos.

Assim como os painéis, a ferramenta de BI acoplada ao sistema é outro fator de destaque. Ela permite que as pessoas envolvidas customizem as diversas informações disponíveis no sistema, de forma mais pragmática e no modo de apresentação mais adequado ao seu interesse.

Você recomendaria o SAFF a outros órgãos públicos que venham a gerir projetos com financiamento externo? 

Como usuário do sistema há vários anos, recomendaria o SAFF, principalmente, por atender nossas expectativas no gerenciamento financeiro de um projeto com financiamento externo por parte de organismos internacionais. E, além de tudo, por acreditar que atenda às expectativas destes cofinanciadores também.

Atualmente, há um esforço para que os sistemas de governo atendam aos requisitos de monitoramento e controle em programas cofinanciados. Apesar disso, os sistemas ainda demandam modificações para harmonizar dados e informações específicas do Projeto e gerar relatórios de monitoramento e controle. Essas modificações não são simples e, em muitas ocasiões, chegam a ser inviáveis.

Essa limitação é percebida quando os programas envolvem órgãos e atores da administração pública de natureza diferenciadas como, por exemplo, órgãos da administração pública direta e indireta. Por outro lado, o SAFF é uma ferramenta capaz de harmonizar e tratar essas informações. Ele atende, portanto, satisfatoriamente aos requisitos de controle exigidos na temporalidade da execução dos projetos.

O Programa de Gestão Integrada das Águas e da Paisagem do Espírito Santo (ES)*

Até o final de 2020, do total de investimentos previstos, aproximadamente R$ 474 milhões já estavam em execução. Do conjunto de 60 itens de licitações da carteira de investimentos do projeto original, o Programa está com 83% de seus processos licitatórios realizados, contra 18% registrados no período de 2015 a 2018.Clique aqui e conheça outras Histórias de Sucesso que, assim como a CESAN, utilizaram tecnologia para dar mais eficiência e transparência à gestão de projetos com financiamento externo.