Modernizar os processos administrativos já se tornou fundamental para administrações municipais que buscam mais eficiência para atender as demandas internas e dos cidadãos. Para isso, o caminho a ser seguido é digitalizar, optando por soluções para gestão de prefeitura que tornem completamente dispensável o uso do papel na comunicação, registro e andamento de atividades e solicitações.
As vantagens da digitalização são muitas e vão além da desmaterialização dos documentos: permite desde a padronização de fluxos, redução de custos e aumento da produtividade, até a promoção de um governo mais transparente e participativo. Ao adotar sistemas digitais que tragam inovação na gestão de prefeituras, é possível alterar o modus operandi tradicional e ter celeridade e qualidade no atendimento das demandas.
Porém, muitos acreditam que este tipo de solução só cabe às grandes cidades, o que não é verdade. Com o avanço e popularização das tecnologias, administrações de todos os portes podem mudar a forma de atuação. Um exemplo de que isso é possível em pequenas cidades são as soluções em nuvem ou cloud ou ainda plataformas de SaaS, que em geral são perfeitas para atenderem fluxos mais simples.
As cidades menores podem superar as dificuldades de uma equipe reduzida para registrar as solicitações, apostando na efetividade da comunicação interna ao utilizar memorandos, ofícios ou protocolos eletrônicos. As grandes cidades, que são estruturadas por mais secretarias e outras instituições, também podem ter ganhos se optarem por sistemas automatizados que atendem os fluxos de acordo com o rito de cada órgão.
Os pilares fundamentais para modernizar a gestão de prefeitura
Existem pontos sobre a digitalização dos processos que devem ser levados em conta tanto por gestões de menor estrutura, quanto por aquelas com fluxos mais complexos. São lições que mostram que, independente do porte, pode-se começar a promover mudanças significativas e simplificar as atividades internas para dar agilidade, qualidade e eficiência ao serviço público municipal.
Os sete pilares fundamentais que precisam ser observados pelos gestores:
- Organizar e entender os processos antes de contratar soluções digitais;
- Entender a estrutura e saber quais tipos de soluções ela suporta;
- Definir quais funcionalidades não podem faltar na ferramenta escolhida;
- Não demorar para começar a digitalização, deixando de lado personalizações desnecessárias e focando no que é importante para ter eficiência;
- Otimizar o trabalho da equipe com fluxos mais organizados e visão geral das demandas;
- Buscar transparência e agilidade no atendimento ao cidadão, com abertura e o acompanhamento das solicitações feitos de forma online;
- Conhecer os tipos de solução para cidades de pequeno ou grande porte.
A premissa inicial para implementar uma gestão de qualidade é fazer a análise das atividades realizadas internamente e no atendimento ao cidadão. É preciso buscar ampliar a eficiência e a transparência, avaliar os pontos críticos e pensar em melhorias para cada um deles.
Isso porque não existem soluções mágicas, que, apenas por serem implantadas, já mostrarão efetividade. Pode ser um desperdício de recursos e um atraso na produtividade da equipe não saber onde se quer chegar ao contratar um recurso digital. Daí a grande necessidade de entender os processos internos.
Sistema adequado
Outro ponto fundamental é buscar por sistemas digitais que atendam às necessidades específicas de cada prefeitura. Um dos problemas de escolher por uma que só atende parcialmente às demandas é gerar a necessidade de stacking (adoção de várias ferramentas), tornando o dia a dia do servidor ainda mais complexo e inviabilizando um possível crescimento do projeto. Neste aspecto, a empresa contratada para implantar a solução é uma parceira de extrema importância, pois ela poderá ajudar no diagnóstico das funcionalidades essenciais e na correta execução do projeto.
Também não se pode deixar de lado questões como a usabilidade. Uma ferramenta para gestão de prefeitura deve ser de fácil entendimento, intuitiva para o uso de todos e oferecer segurança das informações – ponto fundamental quando falamos de dados administrativos.
Além disso, vale ressaltar que a ferramenta deve permitir, por meio de algum canal on-line, o acolhimento das demandas, sugestões ou reclamações dos cidadãos.
Se tiver esses cuidados iniciais, a gestão terá mais clareza para escolher a melhor forma de digitalizar os processos da prefeitura. Com isso poderá colher os benefícios trazidos pela mudança como maior produtividade com fluxos mais organizados e transparência e agilidade no atendimento ao cidadão.
