Servidores das diretorias de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas, Gestão de Materiais e Serviços, Gestão Patrimonial, Saúde do Servidor e da Dioesc da SEA participaram da oficina de Design Thinking com ênfase em Processos nos dias 13 e 14 de setembro, na Softplan. Com dinâmicas em grupo, momentos de descontração e muito trabalho a turma de 30 servidores avançou na proposta de discutir e entender os processos do dia a dia como uma oportunidade para aprimorar as práticas de gestão e atuar na transformação digital na prática.
Em dois dias foram abordados os temas transformação digital, mapeamento de processos, design thinking, desenho de fluxos de processos e Canvas do EPROC. A oficina foi conduzida por Gabriela Tamura, da startup WeGov e por Rafael Lessa, da Softplan. Divididos em grupos, os participantes repensaram os seguintes processos:
- Eliminação de documentos;
- Baixar bens móveis inservíveis;
- Adicional de pós-graduação;
- Solicitação de dados de pesquisa acadêmica;
- Portaria de comissão de licitação;
- Reembolso plano de saúde.
Com a transformação digital da SEA, em cada um deles é possível reduzir no mínimo dez folhas de papel, economizar no tempo de tramitação e ainda diminuir o número de servidores envolvidos nas tarefas manuais. Além desses processos, dezenas de outros estão em análise pelas diretorias da SEA para eliminar o uso de papel com apoio da equipe do EPROC. Veja a lista completa.
SEA está no caminho da transformação digital
Aumentar a eficiência no setor público é um dos principais desafios da maioria dos governos. Com esse objetivo, o Escritório de Gestão de Processos do Poder Executivo do Estado (EPROC) vinculado à Secretaria de Estado da Administração (SEA) criou o programa Transformação Digital no Governo de Santa Catarina com o apoio de metodologias de gestão por processos e envolvimento dos servidores da Secretaria. A transformação digital está dividida em dois eixos: Governo sem Papel, que envolve a compreensão dos processos e proposição de melhorias para tramitação digital dos processos administrativos, eliminando gradativamente a utilização de papel e aumentando a eficiência por meio da minimização do uso de correio e malote; e Automação de Processos, que envolve o uso de tecnologia de BPMS para integração de sistemas e dados, buscando o aprimoramento dos fluxos de trabalho por meio da substituição de atividades humanas por atividades automatizadas e monitoramento dos processos em tempo real. O programa visa disseminar a cultura de gestão por processos no âmbito do Poder Executivo, bem como aumentar a eficiência dos serviços prestados pelo Estado, reduzir custos com impressão, correio e transporte, promovendo, ainda, a sustentabilidade ambiental, uma vez que reduzirá o consumo de recursos naturais. Uma das ferramentas utilizadas é o SGP-e (Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico), sistema disponível em todos os órgãos e entidades da administração pública direta, autarquias e fundações do Governo do Estado para gerenciamento de processos administrativos tanto em formato físico quanto em formato digital.
“O objetivo desta primeira etapa (eixo governo sem papel), além da melhoria na tramitação dos processos, é conscientizar os servidores públicos em relação a uma nova cultura de gestão por processos, proporcionando uma reflexão quanto à execução das atividades diárias e o quanto é possível melhorar e racionalizar essas atividades, eliminando um velho e ultrapassado discurso no serviço público de que “isso sempre foi assim” e “eu sempre fiz desse jeito”. Com o envolvimento e o engajamento de servidores de todos os sistemas administrativos sob responsabilidade da SEA, estamos estimando entregar pelo menos 30 serviços que passarão a ser realizados de forma totalmente digital, ou seja sem a impressão de papel”, explica o coordenador do EPROC Marcelo Eduardo Schubert. Há seis sistemas administrativos envolvidos no projeto: Gestão Documental, Gestão de Materiais e Serviços, Gestão Patrimonial, Gestão de Recursos Humanos, Ouvidoria e Saúde Ocupacional. Em todos eles a equipe do EPROC, em parceria com servidores das áreas envolvidas, está identificando os processos de negócio que serão priorizados para implementação da transformação digital. Próximas oficinas de Design Thinking OUTUBRO: 18 e 19/10 (quinta e sexta-feira). NOVEMBRO: 08 e 09/11 (quinta e sexta-feira). Fotos: Daniel Conzi
