A busca pela eficiência é um dos objetivos permanentes do setor público. Diversos fatores contribuem para uma mudança de paradigma em uma área que para muitos ainda é vista como burocrática e lenta. A sociedade está mais exigente quanto aos serviços que recebe.
O setor público se vê cada vez mais impelido a adotar a gestão de processos, inclusive para cumprir exigências de agências reguladoras. O governo federal tem implementado diversas ações que visam maior qualidade no atendimento e aumento da produtividade. Uma delas é a publicação do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que trata do uso do meio eletrônico para realização do processo administrativo no âmbito da administração pública federal.
Gestão de processos para atingir a excelência no serviço público
O BPM – Business Process Management, representa uma nova forma de visualizar as operações que vai além das estruturas funcionais e tradicionais. Esta visão compreende todo o trabalho executado para entregar o produto ou serviço do processo, independentemente de quais áreas funcionais ou localizações estejam envolvidas. Seu objetivo é tornar os processos padronizados, o que resulta em aumento de produtividade e maior eficiência. Isso é feito por meio de várias etapas, que envolvem análise de rotinas, definição de metas, execução e monitoramento de tarefas, além da administração do processo como um todo.
Neste cenário, o BPM pode acelerar os resultados, permitindo que procedimentos administrativos e políticos sejam ordenados, gerenciados e controlados de um modo mais eficaz. O aumento da produtividade é um dos resultados positivos da adoção da gestão de processos. Ao realizar o mapeamento dos processos é possível fazer diferentes tipos de análises, tais como:
- handoffs;
- regras de negócio;
- controles de processo;
- sistemas de informação;
- Gap Analysis.
Com bases nessas informações, é possível minimizar falhas e gargalos nas rotinas, ganhando tempo e qualidade. Automatizar as atividades acaba com trabalhos redundantes e também resulta em economia de recursos e maior eficiência.
Todo conhecimento armazenado digitalmente
Ao armazenar documentos de forma digital, a transparência também aumenta, tanto para o público externo quanto interno. O gestor pode ter fácil acesso às informações já consolidadas, o que permite uma melhor visão sobre o processo e possibilita ações rápidas e tomadas de decisão mais assertivas. A gestão de processos também ajuda a maximizar o desempenho da equipe. Com ela, os funcionários conectam-se entre si com mais facilidade quando trabalham em um mesmo processo.
Por meio do sistema também é possível monitorar os processos e avaliar o progresso de cada membro da equipe. Pode-se, por exemplo, acompanhar o tempo gasto em cada atividade ou identificar os setores que mais demoram para executar suas tarefas. Com isso, por meio do monitoramento dos indicadores de performance, é possível realizar avaliações constantes de forma simples e rápida, facilitando a identificação de pontos de melhoria e agilizando as mudanças nos processos em busca de melhores resultados.
Rotina sistemática e organizada minimiza erros
A redução de erros na execução das tarefas é outra razão pela qual a gestão de processos é capaz de aumentar a produtividade. Com uma rotina sistemática e organizada, erros comuns são minimizados a ponto de serem praticamente eliminados. A automação também facilita o desenvolvimento de soluções para problemas rotineiros. Dessa forma, ao identificar com antecipação o que há de errado, é possível modificar ou adaptar os processos para que eles se desenvolvam da melhor maneira possível.
A economia nos recursos também se reflete na produtividade. Dinheiro que seria desperdiçado em processos ineficientes é mais bem distribuído, resultando em maior eficiência. O que geralmente acontece após a adoção da gestão de processos, é que menos pessoas são necessárias para realizar certas tarefas, menos tempo é gasto em pontos decisivos, há um aumento de transparência e maior flexibilidade para corrigir as rotinas. Empresas do setor público, que precisam se reorganizar para criar modelos mais efetivos e eficientes, só têm a se beneficiar com as vantagens proporcionadas pelo BPM.
