Em um post anterior, abordamos o tema da eficiência no mundo do Setor Público, destacando como essa eficiência pode assumir diferentes formas, variando conforme a instituição, seu segmento e o público ao qual ela serve. Discutimos como essa eficiência pode se refletir no aumento da produtividade, da celeridade e da transparência, assim como na redução do tempo de processamento, dos custos e do trabalho manual.
Neste post, focaremos especificamente na eficiência dos Tribunais de Justiça.
O Poder Judiciário possui uma vantagem no setor público: a presença de um órgão regulador, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Desde sua criação, em 2004, o CNJ tem se dedicado a definir, medir e dar visibilidade a dados e indicadores sobre o desempenho dos tribunais em diversos eixos. Essa iniciativa se materializa em publicações como o Justiça em Números e nos painéis estatísticos do Datajud.
Em um artigo científico publicado na revista Economic Analysis of Law Review, é possível entender todo esse arcabouço estatístico disponível para Tribunais. Concluímos que esse ferramental disponibilizado pelo CNJ representa uma vasta base de dados confiável, com séries históricas amplas e que cobrem todos os tribunais, permitindo comparações e uma visão completa da atuação dessas instituições.
Principais indicadores acompanhados
Aqui na Softplan Setor Público, a gente faz um acompanhamento bem de perto de indicadores de 5 principais eixos:
- Índice de atendimento à demanda (IAD): reflete a capacidade dos tribunais de lidar com a entrada de novos processos e dar baixa em um número proporcional.
- Duração dos processos da distribuição até a primeira baixa: medimos o tempo que um processo leva desde sua distribuição até a primeira baixa, o que reflete diretamente a celeridade do tribunal.
- Metas 1 e 2 do CNJ: a primeira visa o julgamento de maior número de processos de conhecimento do que os distribuídos, e a segunda tem foco na priorização de casos antigos .
- Estoque de processos pendentes: um indicador crítico para medir a quantidade de processos pendentes de baixa e a capacidade de o tribunal esvaziar seu acervo.
- Acesso ao portal externo: disponibilidade, estabilidade e volume de acessos ao portal externo para abertura e consulta de processos .
A importância do contexto e conhecimento do negócio
A partir desses indicadores, nosso objetivo não é apenas acompanhar o desempenho dos clientes, mas também identificar oportunidades de melhoria, sempre buscando superar a média dos tribunais e os resultados de anos anteriores.
Além disso, organizamos os indicadores por fase ou tipo de processo. Por exemplo, separamos aqueles relativos à fase de conhecimento dos processos de execução fiscal. No primeiro caso, entendemos que a fase de conhecimento é àquela em que há maior demanda e esforço cognitivo das unidades judiciais, enquanto a tramitação e o desempenho em processos de execução fiscal são altamente influenciados por questões exógenas (decisões políticas de governos municipais e estaduais e trâmites mais administrativos que jurídicos).
Em um artigo de 2023 na Revista do CNJ, nós detalhamos nossa abordagem utilizando como case o desempenho do Tribunal de Justiça de São Paulo. Lá inclusive nós correlacionamos a aplicação dos nossos indicadores de sucesso com a discussão teórico sobre o que é uma justiça eficiente.
Nossa atuação junto aos tribunais que são nossos clientes, além das trocas do dia-a-dia sobre desempenho do sistema, aplicação de melhores práticas, concepção e avaliação de efetividade de novas funcionalidades, envolve discussões trimestrais sobre os indicadores nos cinco eixos que mapeamos.
Para isso, disponibilizamos análises prévias e acesso a painéis de dados como o abaixo, que já traz os indicadores mais relevantes capturados diretamente do Datajud:
Complementamos essas análises com indicadores operacionais disponibilizados no SAJ Tribunais, que permitem uma visão mais granular do desempenho das unidades judiciais e de tarefas específicas. Um exemplo seria identificar qual unidade judicial de primeira instância tem o menor tempo de tramitação para a juntada de um determinado tipo de petição intermediária.
Análise da eficiência do Tribunal de Justiça de Macondo (TJMCD)
Esse é um exemplo hipotético. Vamos começar a análise pelo IAD (Índice de atendimento à demanda). Ele caiu 25% de um ano para o outro. À primeira vista, esse não é um bom resultado, mas vamos para a análise.
Comparativamente, o ideal é comparar o TJMCD com tribunais do mesmo porte, ‘Pequeno’ no caso. Todos os outros Tribunais de Justiça do mesmo porte tiveram aumentos de 2% a 5%.
O IAD é medido pela quantidade de processos baixados dividido pelos novos. Como a análise tem que ter contexto, precisamos analisar se no ano objeto da análise não houve um pico excessivo em um dos dois lados. E para ter esse contexto, precisamos de alguns drilldowns. Aqui identificamos que houve um aumento de 50% dos novos casos de execução fiscal. E isso fez com que o IAD de execução fiscal caísse 30%. Como os casos de execução fiscal correspondem a 40% do total de casos novos no ano, isso fez com que o IAD de um ano para o outro caísse 25%. Se retirarmos os casos de execução fiscal do IAD, percebemos que na verdade houve uma melhora de 30% de um ano para o outro. Ou seja, o resultado do TJMCD foi excelente.
O aumento dos casos novos ocorreu por um fator exógeno. O Governo do Estado de Macondo decidiu ajuizar todo seu estoque de CDAs. Além do impacto no IAD, essa é uma informação relevante para todos os outros indicadores, uma vez que processos de execução fiscal costumam ter uma duração média 10 vezes maior que os de conhecimento.
A partir dessas informações preliminares, uma pessoa com boa capacidade de análise, que conheça o negócio, a instituição e o sistema, será capaz de identificar oportunidades de melhoria. Pode ser a partir da análise individual de unidades judiciais (algum fluxo específico, trâmite procedimental, automação de atos em algum modelo de despacho), ou da proposta de criação de uma nova configuração ou automação, ou reciclagem de servidores para compartilhamento de boas práticas.
O processo de perseguição de uma maior eficiência no setor público exige, antes de qualquer coisa, que ela seja mensurada de forma adequada. Para isso, é necessário ter dados, ferramentas e profissionais com conhecimento técnico e de negócio. E para que a melhoria aconteça, de forma fluida e orgânica, é preciso que a instituição desenvolva processos e estruturas internas especificamente para esse fim. E sendo uma organização pública, que existe para servir a sociedade, que ela busque e esteja aberta ao diálogo para que atraia outros profissionais e organizações que possam contribuir nesse processo.
Esse artigo foi escrito em colaboração com Tiago Melo.
Jefferson Savi é pós-graduado em gestão de projetos de equipes e analista de sistemas, bacharel em Computação e Direito. Atualmente é Gerente de Produtos do SAJ Tribunais, da Softplan, onde trabalha há mais de 30 anos. Jefferson atuou como desenvolvedor e product manager. Nesse período, atuando como especialista de produto, participou da concepção e desenvolvimento de soluções que contribuem para a eficiência da Justiça. Participou de projetos de implantação de inúmeros projetos em 11 Tribunais de Justiça.
